17.07.2024r. Hotel BB, Rzeszów
Szanowni Państwo,
Sekretarze Gmin, Miast i Powiatów woj. podkarpackiego
Członkowie Podkarpackiego Forum Sekretarzy
serdecznie zapraszam Państwa na spotkanie stacjonarne Podkarpackiego Forum Sekretarzy, które odbędzie się w dniu 17 lipca (środa) w godz. 9.00 - 12.00 w Rzeszowie w Hotelu BB, ul. Grottgera 28.
Temat spotkania: Zagadnienia kluczowe przy wprowadzaniu EZD – najistotniejsze wyzwania i problemy z perspektywy Sekretarza dotyczące właściwego wdrożenia EZD w jednostce.
Jednostki administracji publicznej zobligowane są do wdrożenia i faktycznego korzystania od 2026 roku z systemów teleinformatycznych klasy EZD, w których gromadzona, tworzona, przechowywana powinna być dokumentacja, a tym samym realizowany będzie precyzyjnie i formalnie określony proces kancelaryjny. W systemach klasy EZD ma odbywać się kompleksowe, czyli od A do Z, zarządzanie dokumentacją. Wybrane przez podmiot systemy powinny być zintegrowane z systemami zewnętrznymi oraz dziedzinowymi używanymi w administracji publicznej. O problemach i wyzwaniach związanych z wprowadzeniem EZD porozmawiamy podczas spotkania.
Szczegółowy program spotkania:
- Powołanie Zespołu ds. wdrożenia systemu EZD.
- Powołanie w każdej komórce organizacyjnej koordynatora wdrożenia systemu, odpowiedzialnego za przebieg prac w wydziale/ oddziale/departamencie.
- Poznawanie i testowanie systemu pod kątem funkcjonalności, niezbędnych do wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie.
- Przeprowadzenie inwentaryzacji rodzajów spraw pod kątem wskazania wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone.
- Opracowanie procedur wewnętrznych określających w szczególności:
- wewnętrzne procesy przebiegu dokumentów,
- obsługę przesyłek wpływających,
- postępowanie z korespondencją wewnętrzną,
- zakres pomocniczego korzystania z EZD w sprawach prowadzonych tradycyjnie,
- zasady obsługi składu chronologicznego,
- archiwizację i zarządzanie zasobem archiwum zakładowego.
- Przeszkolenie pracowników z nowego, elektronicznego sposobu dokumentowania prowadzenia i rozstrzygania spraw.
- Dyskusja, odpowiedzi na pytania.
Proszę o potwierdzenie obecności do 16 lipca 2024 r. telefonicznie 17-862-69-64 lub mailowo magdalena.kubik@frdl.rzeszow.pl.
Z poważaniem,
Magdalena Kubik-Szczerba,
Koordynator PFSE