Szanowni Państwo,

Sekretarze Gmin, Miast i Powiatów woj. podkarpackiego

Członkowie Podkarpackiego Forum Sekretarzy

 

serdecznie zapraszam Państwa na spotkanie stacjonarne Podkarpackiego Forum Sekretarzy, które odbędzie się w dniu 17 lipca (środa) w godz. 9.00 - 12.00 w Rzeszowie w Hotelu BB, ul. Grottgera 28.

Temat spotkania: Zagadnienia kluczowe przy wprowadzaniu EZD – najistotniejsze wyzwania i problemy z perspektywy Sekretarza dotyczące właściwego wdrożenia EZD w jednostce.

Jednostki administracji publicznej zobligowane są do wdrożenia i faktycznego korzystania od 2026 roku z systemów teleinformatycznych klasy EZD, w których gromadzona, tworzona, przechowywana powinna być dokumentacja, a tym samym realizowany będzie precyzyjnie i formalnie określony proces kancelaryjny. W systemach klasy EZD ma odbywać się kompleksowe, czyli od A do Z, zarządzanie dokumentacją. Wybrane przez podmiot systemy powinny być zintegrowane z systemami zewnętrznymi oraz dziedzinowymi używanymi w administracji publicznej. O problemach i wyzwaniach związanych z wprowadzeniem EZD porozmawiamy podczas spotkania.

Szczegółowy program spotkania:

  1. Powołanie Zespołu ds. wdrożenia systemu EZD.
  2. Powołanie w każdej komórce organizacyjnej koordynatora wdrożenia systemu, odpowiedzialnego za przebieg prac w wydziale/ oddziale/departamencie.
  3. Poznawanie i testowanie systemu pod kątem funkcjonalności, niezbędnych do wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie.
  4. Przeprowadzenie inwentaryzacji rodzajów spraw pod kątem wskazania wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone.
  5. Opracowanie procedur wewnętrznych określających w szczególności:
    • wewnętrzne procesy przebiegu dokumentów,
    • obsługę przesyłek wpływających,
    • postępowanie z korespondencją wewnętrzną,
    • zakres pomocniczego korzystania z EZD w sprawach prowadzonych tradycyjnie,
    • zasady obsługi składu chronologicznego,
    • archiwizację i zarządzanie zasobem archiwum zakładowego.
  6. Przeszkolenie pracowników z nowego, elektronicznego sposobu dokumentowania prowadzenia i rozstrzygania spraw.
  7. Dyskusja, odpowiedzi na pytania.

 

Proszę o potwierdzenie obecności do 16 lipca 2024 r. telefonicznie 17-862-69-64 lub mailowo magdalena.kubik@frdl.rzeszow.pl.

 

 

Z poważaniem,

 

 

Magdalena Kubik-Szczerba,

Koordynator PFSE