Szanowni Państwo,
Członkowie Podkarpackiego Forum Sekretarzy

 

serdecznie zapraszam Państwa do uczestnictwa w stacjonarnym spotkaniu Podkarpackiego Forum Sekretarzy które odbędzie się 22 września w godzinach 11.30 – 14.30 Hotelu Nowy Dwór w Świlczy k. Rzeszowa (nieopodal wjazdu na autostradę A4).

Temat spotkania: Wdrażanie dyrektywy o sygnalistach w praktyce. Wewnętrzne kanały zgłoszeń i procedury zgłaszania nieprawidłowości oraz postępowania wyjaśniające na przykładowych wzorach.

Szczegółowy program spotkania (od godziny 12.00):

  1. Kim jest sygnalista? Które podmioty zobowiązane są do ustanowienia wewnętrznych kanałów zgłoszeń i stosowania dyrektywy?
  2. System zgłaszania nieprawidłowości w podmiotach publicznych. Jak przygotować się do wdrożenia systemu zgłaszania nieprawidłowości? Zgłoszenie nieprawidłowości i naruszeń, zawiadomienie i jego elementy. Dane osobowe sygnalisty. Co z anonimami?
  3. Proces a procedura (niezbędne elementy procedury):
    • omówienie koniecznych elementów procedury i ich etapów,
    • przykładowe wzory procedury zgłaszania nieprawidłowości.
  4. Kanały zgłoszeń wewnętrznych:
    • jak wybrać wewnętrzny kanał zgłoszeń?
    • kanały archaiczne a nowe technologie,
    • jak wdrożyć wewnętrzne kanały zgłoszeń?
    • jak powinien działać odpowiedni wewnętrzny kanał zgłoszeń?
  5. Ochrona danych osobowych a procedura zgłaszania nieprawidłowości.
  6. Wyznaczenie osoby, działu, compliance officer, radcy prawnego, koordynatora ds. zgodności czy zewnętrznego podmiotu itp. – czyli kto będzie odbierał zgłoszenia i prowadził postępowanie u nas w organizacji? Rola tych osób w postępowaniu.
  7. Postępowanie krok po kroku:
    • postępowanie sprawdzające a informacja zwrotna do sygnalisty, terminy,
    • odmowa wszczęcia postępowania wyjaśniającego – w jakich sytuacjach?
    • wszczęcie postępowania wyjaśniającego, konieczne czynności, dowody, rozmowy, spotkania itp.,
    • plan i harmonogram podejmowania czynności,
    • raport podsumowujący,
    • działania następcze, działania bieżące a długofalowe, przykłady działań następczych,
    • prowadzenie rejestrów zgłoszeń.
  8. Jak chronić sygnalistę?
    • zakaz działań odwetowych,
    • środki ochrony sygnalisty, wsparcie dla sygnalisty.
  9. Szkolenia pracowników, obowiązki informacyjne, jak namówić do zgłoszeń, jak zapewnić bezpieczeństwo sygnalistom, zmiana kultury organizacji, zmiana podejścia pracowników.
  10. Dobre praktyki:
    • wytyczne CBA,
    • wytyczne GPW,
    • projektowana norma ISO 37002 – „Zarządzanie systemami zgłaszania nieprawidłowości”.
  11. Zgłoszenia zewnętrzne do wyznaczonych organów i ujawnienia publiczne.
  12. Odpowiedzi na pytania.

 

 

W związku z faktem, iż będziemy mieli możliwość spotkać się stacjonarnie chciałabym przed spotkaniem o 11.30 zwołać Walne Zebranie Członków Forum. Zapraszam więc Państwa serdecznie na godzinę 11.30.

 

Proszę o potwierdzenie obecności ze względów organizacyjnych do 21 września do 2021 r. do godziny 14.00 telefonicznie 17-862-69-64 lub mailowo magdalena.kubik@frdl.rzeszow.pl.

 

 

Z wyrazami szacunku, 

Magdalena Kubik-Szczerba

Koordynator Forum