Szanowni Państwo, 
Kierownicy, pracownicy wydziałów administracyjno-organizacyjnych

gmin, miast, powiatów woj. podkarpackiego oraz ich jednostek podległych

 

serdecznie zapraszam Państwa na spotkanie Podkarpackiego Forum Kadrowego Jednostek Sektora Finansów Publicznych, które odbędzie się w Rzeszowie w Hotelu B&B (ul. Grottgera 28).

Tematem będzie Dokumentacja pracownicza od A do Z w 2024 roku w tym nowa część E akt osobowych”.

Termin: 15 marca 2024r. (piątek) w godzinach: 10:00-14:00

Program:

  1. Pojęcie i zakres dokumentacji pracowniczej.
  2. Ochrona danych osobowych w stosunkach pracy:
    • dane, których może żądać pracodawca od kandydata do pracy i pracownika,
    • dane zwykłe oraz dane wrażliwe, w tym dane biometryczne,
    • dane pozyskiwane na podstawie przepisów prawa i/lub zgody osoby, której dotyczą.
  3. Zasady prowadzenia akt osobowych i dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy:
    • warunki prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej,
    • papierowa i elektroniczna postać dokumentacji pracowniczej,
    • okresy przechowywania,
    • udostępnianie i wydawanie dokumentacji osobom uprawnionym,
    • ustawa o języku polskim a dokumentacja pracownicza,
    • przechowywanie dokumentacji nieprzewidzianej w przepisach,
    • niszczenie dokumentacji pracowniczej.
  4. Omówienie poszczególnych dokumentów wchodzących w skład dokumentacji pracowniczej, zasad ich tworzenia oraz związanych z nimi praw i obowiązków stron stosunku pracy.
  5. Najczęstsze błędy związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej.
  6. Odpowiedzialność za naruszenie przepisów o dokumentacji pracowniczej.

Uzyskanie odpowiedzi na m.in. następujące pytania:

  • Jakie rodzaje dokumentów mogą być gromadzone w nowej części E akt osobowych?
  • Jak długo należy przechowywać w aktach osobowych dokumenty potwierdzające pozytywny wynik kontroli lub badania na obecność w organizmie pracownia alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu?
  • Jakie dokumenty związane z pracą zdalną są przechowywać w dokumentacji pracowniczej?
  • Jak sformułować treść tzw. informacji dodatkowej (informacji o warunkach zatrudnienia)?
  • Jakie nowe dokumenty są przechowywane w dokumentacji pracowniczej w wyniku wdrożenia dyrektyw Nr 2019/1152 i 2019/1158?
  • Z jakich ułatwień mogą skorzystać pracownicy składający wnioski w przedmiocie uprawnień związanych z rodzicielstwem?
  • Jakie wnioski pracownicy wykonujący pracę zdalnie mogą składać w postaci elektronicznej?
  • Czy skierowanie na badania profilaktyczne może zostać wysłane do pracownika w formie elektronicznej i w jaki sposób przechowywać je w papierowej dokumentacji pracowniczej?
  • Czy dopuszczalne jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie papierowej jedynie dla części załogi, zaś dla pozostałej części załogi w wersji elektronicznej?
  • Czy umowa o pracę może być zawarta w formie mieszanej (elektroniczny podpis pracodawcy i własnoręczny podpis pracownika) i w takiej postaci przechowywana w aktach osobowych?
  • Przez jaki okres należy przechowywać listy obecności i harmonogramy czasu pracy oraz czy należy je przechowywać w dokumentacji pracowniczej?
  • Na czym polega dostosowanie „starych” akt osobowych (sprzed 2019 r.) do aktualnych wymogów dotyczących dokumentacji pracowniczej?
  • Na jakich warunkach pracodawca może połączyć dokumentację pracowniczą z różnych okresów zatrudnienia pracownika ponownie przyjmowanego do pracy?
  • W jakich przypadkach nie można kontynuować prowadzenia dokumentacji na bazie poprzedniego zbioru w przypadku ponownego zatrudnienia w firmie?
  • Jakie dokumenty związane z korzystaniem z uprawnień związanych z rodzicielstwem przechowujemy w aktach osobowych, a jakie w dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy?
  • W jakiej postaci należy przechowywać wypowiedzenie umowy o pracę opatrzone podpisem kwalifikowanym w sytuacji, gdy pracodawca prowadzi papierowe akta osobowe?
  • Czy każdy dokument związany z zatrudnieniem powinien być przechowywany wyłącznie w postaci odpisu lub kopii?
  • Jakie konsekwencje wynikają z zasady zamkniętego charakteru katalogu dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy?
  • W jaki sposób dołączyć dokument elektroniczny do dokumentacji prowadzonej w postaci papierowej i odwrotnie?
  • Jakie dokumenty niewymienione w przepisach rozporządzenia można przechowywać w aktach osobowych?
  • Czy poszczególne części dokumentacji pracowniczej można prowadzić w formie mieszanej, tj. częściowo w postaci elektronicznej a częściowo papierowej?
  • Jakich reguł wynikających z RODO należy przestrzegać przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej?
  • Jak ustalać okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej w zależności od okresu zatrudnienia pracownika?
  • Czy można przechowywać w aktach osobowych dane zgormadzone przed wejściem w życie RODO?
  • Czy w aktach osobowych można przechowywać notatki służbowe?
  • Czy w aktach osobowych można przechowywać odpisy/kopie świadectw pracy z poprzednich zakładów pracy pracownika?
  • Jak przechowywać e-zwolnienia?
  • Jak udokumentować okres pracy za granicą wpływający na zakres uprawnień pracowniczych w kraju?
  • Jaka jest podstawa prawna przechowywania skierowań i orzeczeń lekarskich wydanych na rzecz innego pracodawcy?
  • Czy w aktach osobowych należy przechowywać korespondencję z komornikiem?
  • Gdzie należy przechowywać tytuły egzekucyjne?
  • Czy umowa o pracę może zostać sporządzona w języku obcym?
  • Gdzie przechowywać upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz klauzulę informacyjną RODO?
  • Czy dokumenty zgłoszeniowe ZUS i US należy przechowywać w części B akt osobowych?
  • Czy pracownik może zachować oryginały zaświadczeń (certyfikatów, dyplomów) o ukończeniu kursów lub szkoleń, na które został wysłany przez pracodawcę?
  • Czy w aktach pracownika należy przechowywać oryginał czy kopię zaświadczenia o szkoleniu okresowym bhp?
  • Czy należy odnotowywać liczbę przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy pracownika zatrudnionego w systemie zadaniowego czasu pracy?
  • Jaka wygląda procedura odbioru całości dokumentacji lub jej części oraz procedura wydawania jej kopii?
  • Jak pod rządami obecnych przepisów wystawić duplikat świadectwa pracy?
  • Jak przebiega proces wydawania dokumentacji lub jej części pracownikowi, byłemu pracownikowi i członkom najbliższej rodziny pracownika lub byłego pracownika?
  • W jakich przypadkach pracodawca jest zobowiązany wydać całość lub część dokumentacji członkom najbliższej rodziny pracownika lub byłego pracownika?
  • W jakich przypadkach pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi/byłemu pracownikowi odpis całości lub części dokumentacji pracowniczej?
  • Jak często pracodawca jest zobowiązany wydawać całość lub część dokumentacji pracowniczej na wniosek uprawnionych osób?
  • Czy pracodawca może pobierać opłatę za wydanie odpisu dokumentacji pracowniczej?
  • W jakich przypadkach pracodawca jest zobowiązany udostępnić do wglądu dokumentację pracowniczą pracownikowi?
  • Jakie warunki techniczne (w tym temperatura i wilgotność powietrza) należy spełnić przy przechowywaniu dokumentacji papierowej?
  • Jakie warunki techniczne należy spełnić przy przechowywaniu dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej?
  • Czy pracodawca po przejściu na formę elektroniczną prowadzenia dokumentacji może zobowiązać pracownika do uzyskania podpisu elektronicznego?
  • Czy pracownik/były pracownik może zażądać wydania dokumentacji lub jej części w postaci elektronicznego odpisu, jeżeli dokumentacja prowadzona była w formie papierowej i odwrotnie?
  • W jakich przypadkach okres przechowywania dokumentacji ulega wydłużeniu?
  • Jakiej grupie pracowników pracodawca jest zobowiązany wydać informację o długości okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej?
  • Jak liczyć okres roku nienagannej pracy uprawniający do usunięcia z akt osobowych zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową?
  • W jakich przypadkach dokumentacja pracownicza ponownie zatrudnionego pracownika podlega dwom różnym okresom przechowywania?
  • Czy plan urlopu należy do kategorii dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, przechowywanych w dokumentacji pracowniczej?
  • Jakie reguły rządzą przechowywaniem dokumentacji pracowniczej w okresie przejściowym?
  • Jakie są okresy przechowywania kart ewidencji czasu pracy w okresie przejściowym?

 

Proszę o mailowe potwierdzenie  obecności do 13 marca 2024r.  

Z poważaniem,

Joanna Kulas

Koordynator Forum