Regulamin korzystania z AI w urzędzie. Co powinien zawierać? Jak uporządkować procedury wokół AI? Zakazane praktyki, tajemnice prawnie chronione kompetencje pracowników, odpowiedzialność pracodawcy

• Narzędzia AI coraz częściej pojawiają się w codziennej pracy pracowników jsfp i są pomocne przy tworzeniu pism, analizie dokumentów czy opracowywaniu różnych materiałów. Problem polega na tym, że za szybkością i łatwością korzystania z tych rozwiązań nie zawsze nadążają procedury wewnętrzne, wiedza pracowników i świadomość odpowiedzialności związanej z ich wykorzystaniem.
• Tymczasem korzystanie z AI w administracji wchodzi w nowy etap. AI Act i krajowe regulacje wprowadzają konkretne wymagania dotyczące m.in. kompetencji pracowników, praktyk zakazanych, przejrzystości treści generowanych przez AI oraz stosowania systemów wysokiego ryzyka. Dla jednostek publicznych oznacza to konieczność, nie tylko śledzenia kolejnych zmian przepisów, ale przede wszystkim sprawdzenia, co obecnie dzieje się z AI już dziś w ich własnym urzędzie.
• Brak uporządkowanych zasad może stać się jednym z największych problemów związanych z AI w administracji. Samo wprowadzenie zakazu korzystania z narzędzi AI nie rozwiązuje problemu – pracownicy i tak mogą korzystać z nich na własną rękę. Potrzebne są jasne reguły: co wolno, czego nie wolno, jakie informacje można wprowadzać do systemów AI, kto odpowiada za weryfikację wyników i jak reagować na incydenty. Proponowane szkolenie pozwoli Państwu uporządkować wiedzę i stworzyć niezbędne procedury, porządkujące ład AI w jednostce.
− Czy wiadomo, z jakich narzędzi AI korzystają pracownicy? 
− Czy do ogólnodostępnego systemu nie trafiają dane osobowe, informacje z akt spraw, informacje niejawne lub inne prawnie chronione dane?
− Czy pracownik wie, kiedy treść wygenerowaną przez AI należy oznaczyć? 
− Kto odpowiada za pismo przygotowane z wykorzystaniem AI? 
− Czy jednostka ma zasady postępowania w przypadku błędnej lub niebezpiecznej odpowiedzi systemu?
− Czy kierownik jednostki ma możliwość wykazania, że organizacja podjęła działania w celu zapewnienia bezpiecznego i zgodnego z prawem korzystania ze sztucznej inteligencji?
• Na te i inne pytania odpowiemy podczas zajęć. 
 

• Omówimy rozwiązania organizacyjne pozwalające stworzyć porządek w procedurach związanych z wykorzystaniem AI w jednostce – od inwentaryzacji systemów i rejestru AI, przez określenie odpowiedzialności poszczególnych osób, po przygotowanie regulaminu lub zarządzenia kierownika jednostki.
• Skoncentrujemy się na praktycznym wdrożeniu zasad korzystania ze sztucznej inteligencji w jednostce.
• Omówimy sposób klasyfikowania wykorzystywanych systemów, zasady dokumentowania ich stosowania.
• Określimy wymagania dotyczące ochrony danych i informacji prawnie chronionych oraz zasady odpowiedzialnego korzystania z narzędzi AI.
• Proponowane szkolenie wychodzi naprzeciw problemom związanym z praktycznym korzystaniem z AI w urzędzie, łącząc zmieniające się wymagania prawne z trudnościami pojawiającymi się w codziennej pracy administracji. Pomoże usystematyzować i uregulować kwestie korzystania z AI, w czasie gdy jednostki przechodzą od spontanicznego korzystania z dostępnych narzędzi AI do świadomego, uporządkowanego.

1. Ramy prawne:
• Rozporządzenie (UE) 2024/1689 (AI Act).
• Rozporządzenie (UE) 2026/1744 (Digital Omnibus on AI, obowiązujące od 27 lipca 2026 r.). 
• Ustawa z dnia 3 lipca 2026 r. o systemach sztucznej inteligencji (Dz.U. poz. 1003).
• Definicja systemu AI (art. 3 pkt 1 rozporządzenia) — i co nie jest systemem AI?
• Role: dostawca a podmiot stosujący. 
• Zakres podmiotowy ustawy krajowej i wyłączenia (art. 3 ustawy). 
2. Praktyki zakazane i kompetencje pracowników - obowiązki obowiązujące od 2 lutego 2025 r.:
• Katalog praktyk zakazanych z art. 5 rozporządzenia w perspektywie administracji.
• Nowy zakaz wprowadzony Digital Omnibus (art. 5 po zmianie).
• Art. 4 rozporządzenia po zmianie: obowiązek podejmowania środków wspierających rozwój kompetencji w zakresie AI. 
• Jak udokumentować wykonanie art. 4: plan podnoszenia kompetencji, rejestr uczestnictwa, materiały instruktażowe, zróżnicowanie poziomów dla kadry kierowniczej, użytkowników i obsługi technicznej.
3. Obowiązki przejrzystości z art. 50 AI Act — od 2 sierpnia 2026 r.:
• Art. 50 AI Act: informowanie o interakcji z systemem AI, oznaczanie treści syntetycznych, ujawnianie treści typu deepfake, informowanie o rozpoznawaniu emocji i kategoryzacji biometrycznej.
• Teksty publikowane w celu informowania opinii publicznej o sprawach interesu publicznego (art. 50 ust. 4). 
• Wyłączenie oparte na kontroli redakcyjnej człowieka i odpowiedzialności redakcyjnej.
• Funkcja pomocnicza narzędzia AI (korekta, poprawa jakości, formatowanie) — kiedy nie powstaje obowiązek oznaczenia?
• Materiały graficzne i wideo w promocji gminy— kiedy powstaje obowiązek ujawnienia i jak go wykonać, aby nie zniekształcić przekazu?
• Wytyczne Komisji Europejskiej z 20 lipca 2026 r. w sprawie obowiązków przejrzystości oraz Kodeks praktyk przyjęty przez Komisję 10 czerwca 2026 r. 
• Brak ustawowego wzoru oznaczenia.
• Sankcja: administracyjna kara pieniężna.
• Regulamin korzystania z AI w urzędzie – przykład.
4. Systemy wysokiego ryzyka w administracji — przygotowanie do 2 grudnia 2027 r.
• Obowiązki podmiotu stosującego (art. 26). Ocena skutków dla praw podstawowych (art. 27). 
• Rejestracja podmiotów publicznych, stosujących systemy wysokiego ryzyka w unijnej bazie danych.
• Systemy używane przez sektor publiczny wprowadzone przed terminem stosowania nowych wymogów — bezwzględny termin dostosowania 2 sierpnia 2030 r. 
• Co zrobić w 2026 r.: inwentaryzacja systemów, wstępna klasyfikacja, renegocjacja umów z dostawcami, zabezpieczenie dostępu do dokumentacji technicznej.
5. Nadzór krajowy — KRiBSI, kontrola, postępowanie, kary.
6. AI a RODO, k.p.a. i tajemnice prawnie chronione:
• Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych przy użyciu narzędzia AI; ograniczenie celu i minimalizacja w praktyce promptowania.
• Powierzenie przetwarzania dostawcy narzędzia — umowa powierzenia, podpowierzenia, lokalizacja przetwarzania, transfery do państw trzecich.
• Relacja oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) do oceny skutków dla praw podstawowych (FRIA). 
• Zautomatyzowane podejmowanie decyzji — art. 22 RODO a art. 86 AI Act.
• K.p.a.: czy projekt pisma lub decyzji, przygotowany z użyciem AI narusza przepisy procedury? Kto podpisuje, kto ponosi odpowiedzialność, jak wygląda uzasadnienie w rozumieniu art. 107 § 3 k.p.a.?
• Tajemnice prawnie chronione: dane osobowe, tajemnica skarbowa, informacje niejawne, tajemnica przedsiębiorstwa kontrahenta, dane z akt postępowań — bezwzględny zakaz wprowadzania do narzędzi ogólnodostępnych i sposób jego wyegzekwowania.
• Prawo autorskie: status treści wygenerowanej przez AI, ryzyko naruszenia praw osób trzecich, oświadczenia i klauzule w umowach z wykonawcami materiałów promocyjnych i opracowań.
7. Dokumentacja i budowa ładu AI w jednostce:
• Inwentaryzacja: jak w praktyce ustalić, z jakich narzędzi AI korzystają już pracownicy? 
• Rejestr systemów sztucznej inteligencji. Karta klasyfikacji systemu. 
• Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie zasad korzystania z systemów sztucznej inteligencji — minimalna treść, katalog zastosowań dozwolonych i zakazanych, obowiązek weryfikacji wyniku przez człowieka, zasady oznaczania treści, tryb zgłaszania incydentów.
• Podział odpowiedzialności: kierownik jednostki, koordynator do spraw AI, inspektor ochrony danych, osoba odpowiedzialna za cyberbezpieczeństwo, kierownicy komórek.
• Włączenie zagadnienia AI do kontroli zarządczej.
• Przykładowe dokumenty do zastosowania. 
 

Kadra zarządzająca jsfp, sekretarze, kierownicy jednostek organizacyjnych, koordynator ds. AI, inspektor ochrony danych, osoby odpowiedzialne za cyberbezpieczeństwo w jednostce, wszyscy zainteresowani tematyką szkolenia.

Radca prawny, ekspert z zakresu przepisów prawnych dotyczących k.p.a. i e- doręczeń, tworzenia regulaminów i statutów w jsfp, ochrony danych osobowych, procedury rozpatrywania skarg i wniosków, udostępniania danych, realizacji zadań własnych i zleconych jst. Doświadczona trenerka, prowadząca od kilkunastu lat szkolenia, podnoszące kwalifikacje pracowników administracji publicznej. Prowadzi warsztaty i konferencje, w tym m.in. w ramach Forów Wójtów, Sekretarzy i Pracowników Kadr, IODO, działających przy ośrodkach regionalnych FRDL im. Jerzego Regulskiego. Autorka komentarzy i opinii prawnych, wysoko oceniana za fachowość i jasność przekazu przez uczestników szkoleń i kursów.