Przygotowanie podmiotu do wdrożenia systemu klasy EZD

Od 1 stycznia 2028 roku wszystkie podmioty publiczne będą zobowiązane do korzystania z systemu klasy EZD (Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją). Jednak już teraz wiele urzędów i podległych im jednostek decyduje się na wcześniejsze wdrożenie – zyskując nowe możliwości i realne korzyści: sprawną organizację pracy z dokumentacją papierową i elektroniczną, efektywny nadzór, szybki wgląd do prowadzonych spraw, świadczenie pracy zdalnej. Administrację publiczną mobilizuje coraz większa ilość korespondencji elektronicznej, a głównie konieczność obsługi e-Doręczeń – system klasy EZD usprawnia ją, automatyzuje weryfikację Bazy Adresów Elektronicznych i przynosi wymierne oszczędności.
Nie wszyscy zdają sobie jednak sprawę, że przejście na EZD – narzędzie wykorzystywanego w codziennej pracy przez większość pracowników, to nie tylko zadanie informatyczne. Sprawny przebieg tego procesu zależy od przygotowania organizacyjnego: przeglądu i uporządkowania własnych procedur, merytorycznego przeszkolenia kadr z prawidłowego postępowania z dokumentacją, zaangażowania zespołu wykonawczego oraz podjęcia wielu decyzji organizacyjnych przez kierownictwo. Sam wybór systemu i kwestie techniczne stanowią część całej transformacji.
Proponowane szkolenie przygotowuje do świadomego, planowego i sprawnego wdrożenia systemu klasy EZD zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz dobrymi praktykami zarządzania dokumentacją. Uczestnicy będą mieli możliwość zadania pytań i skonsultowania indywidualnych potrzeb i problemów dotyczących tematyki szkolenia.

Podczas szkolenia uczestnicy:
• poznają podstawy prawne oraz etapy przygotowania i wdrożenia systemu EZD,
• zidentyfikują obszary wymagające przeglądu i aktualizacji w regulacjach wewnętrznych i procedurach, 
• zrozumieją wpływ systemu na funkcjonowanie podmiotu i poznają praktyczne korzyści wynikające ze sprawnej pracy z dokumentacją elektroniczną, 
• poznają rolę kierownictwa, zespołu wdrożeniowego, koordynatora czynności kancelaryjnych w procesie wdrożenia,
• rozpoznają kluczowe obszary ryzyka wymagające szczególnej uwagi w kontekście zmian w postępowaniu z dokumentacją oraz dowiedzą się, jak skutecznie zarządzać oporem pracowników wobec nowych narzędzi.
• zrozumieją, jak poziom wiedzy merytorycznej pracowników przekłada się na bezproblemowe uruchomienie i codzienne użytkowanie EZD,
• otrzymają sprawdzone rekomendacje i dobre praktyki, które pozwolą uniknąć kosztownych błędów wynikających z braku przygotowania organizacyjnego 
• utrwalą zasady prawidłowego postępowania z dokumentacją zgodnie z instrukcją kancelaryjną, JRWA i wybranymi zagadnieniami KPA,
Po zakończeniu zajęć uczestnicy będą potrafili:
• oszacować poziom gotowości organizacyjnej urzędu/jednostki do wdrożenia EZD,
• zaplanować harmonogram prac: oszacować czasu, zakresu działań oraz wyznaczyć osoby odpowiedzialne za koordynację procesu wdrożenia,
• skutecznie uporządkować wewnętrzne procedury i dostosować je do wymogów pracy w środowisku cyfrowym.

Osoby odpowiedzialne za organizację podmiotu i zarządzanie dokumentacją: Kierownicy podmiotów, Zastępcy, Sekretarze, pracownicy działów organizacyjnych, koordynatorzy czynności kancelaryjnych, pracownicy kancelarii, sekretariatów, archiwiści, osoby odpowiedzialne za koordynację wdrożenia systemu klasy EZD w podmiocie, informatycy, którzy będą administrować systemami klasy EZD, osoby zainteresowane usprawnianiem i cyfryzacją administracji publicznej.

Specjalista ds. zarządzania dokumentacją. Ma 20-letnie doświadczenie w Urzędzie Miasta Siemianowice Śląskie w zarządzaniu obiegiem dokumentów papierowych, kancelarią i archiwum oraz administrowaniu elektronicznym systemem zarządzania dokumentacją. Jako koordynator czynności kancelaryjnych udzielała codziennego wsparcia merytorycznego urzędnikom, szkoliła z zakresu stosowania instrukcji kancelaryjnej, JRWA, archiwizacji, pracy w systemie klasy EZD. Koordynowała wdrożenie systemu obiegu dokumentów w urzędzie. Jako administrator merytoryczny świadczyła codzienny helpdesk oraz przeprowadziła dwie reorganizacje w urzędzie zarówno dla akt papierowych, jak i w systemie elektronicznym. Była prelegentką na zjazdach archiwistów, współorganizatorką zjazdu oraz konferencji dla archiwistów, prowadziła szkolenia i zajęcia dydaktyczne. W latach 2007-2012 należała do międzyurzędowego zespołu projektu SEKAP i SEKAP2 oraz uczestniczyła w pracach zespołu roboczego MSWiA (2010) ds. opracowania nowej instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej. Od 2024 roku zajmuje się merytorycznym i organizacyjnym przygotowaniem urzędów oraz jednostek organizacyjnych do wdrożenia systemu klasy EZD. Szkoli z prawidłowego postępowania z dokumentacją, dzieli się swoim doświadczeniem i przykładami dobrych praktyk. Dla urzędów przeprowadza audyt przedwdrożeniowy wewnętrznych procedur. Prowadzi szkolenia z tematów postępowania z dokumentacją w administracji samorządowej.