Prowadzenie, zarządzanie i archiwizacja dokumentacji papierowej zgromadzonej w składach chronologicznych

• Sukcesywne przechodzenie administracji publicznej na obieg cyfrowy wiąże się nierozerwalnie z koniecznością prowadzenia, zarządzania oraz ostatecznie archiwizacji składów chronologicznych dla dokumentacji papierowej. Choć wyznaczony przez Ministra Cyfryzacji termin obligatoryjnego wdrożenia systemów klasy EZD to 2029 rok, wiele jednostek stosuje je już dziś lub intensywnie przygotowuje się do tej zmiany. W praktyce urzędowej powstaje jednak wiele wątpliwości: jak prawidłowo prowadzić skład chronologiczny, czym różni się on od teczki aktowej i archiwum zakładowego, jak bezpiecznie archiwizować papierowe oryginały oraz jak radzić sobie ze składami informatycznych nośników danych.
• Szkolenie ma charakter praktycznego warsztatu procedur kancelaryjno-archiwalnych w świecie EZD, podczas którego przedstawimy konkretne, sprawdzone rozwiązania krok po kroku – od prawidłowego układania i oznaczania pism, po efektywne wykorzystanie modułów systemowych oraz automatyczne generowanie spisów zdawczo-odbiorczych. Przeanalizujemy m.in.:
- Założenia i podstawy prawne: wymogi prawne oraz rolę składów chronologicznych w systemie EZD.
- Prawidłowe prowadzenie składu chronologicznego: zasady rejestracji, układania i fizycznego oznaczania pism oraz odrębności od tradycyjnej teczki aktowej.
- Praktyczną archiwizację składu chronologicznego: procedury przekazywania składu chronologicznego do archiwum zakładowego oraz bezpieczne przechowywanie papierowych oryginałów.
- Wykorzystanie narzędzi w systemie EZD: automatyzację procesów, wykorzystanie dedykowanych modułów i sprawne generowanie spisów zdawczo-odbiorczych.
- Składy informatycznych nośników danych: zasady ewidencjonowania, przechowywania i archiwizacji cyfrowych nośników informacji.

• Kompleksowo uporządkujesz wiedzę dotyczącą zasad prowadzenia i archiwizacji składów chronologicznych w kontekście obligatoryjnego wdrażania systemu EZD.
• Wyeliminujesz wątpliwości i unikniesz błędów organizacyjnych, wyraźnie odróżniając skład chronologiczny od teczki aktowej oraz archiwum zakładowego.
• Nauczysz się prawidłowo przyjmować, układać i oznaczać dokumentację papierową w składzie, gwarantując jej bezproblemowe przekazanie do archiwum.
• Opanujesz praktyczną obsługę narzędzi w systemie EZD PUW, sprawnie generując naklejki na pudła archiwizacyjne oraz spisy zdawczo-odbiorcze.
• Dowiesz się, jak prawidłowo zarządzać składem informatycznych nośników danych oraz jak skutecznie zabezpieczyć zebrane dane przed ich degradacją.
• Zabezpieczysz urząd przed chaosem kancelaryjnym, wdrażając bezpieczne i sprawdzone procedury zgodne z przepisami kancelaryjno-archiwalnymi.
• Skonsultujesz konkretne problemy z doświadczonym Koordynatorem EZD - praktykiem z wieloletnim stażem w sądownictwie i administracji rządowej.

Szkolenie skierowane jest do:
- Koordynatorów EZD oraz Koordynatorów Czynności Kancelaryjnych w jednostkach sektora finansów publicznych.
- Archiwistów zakładowych oraz pracowników archiwów w urzędach gmin, miast, starostwach powiatowych, urzędach marszałkowskich, sądach i jednostkach podległych.
- Pracowników kancelarii, sekretariatów oraz punktów kancelaryjnych odpowiedzialnych za rejestrację i gromadzenie dokumentacji papierowej w składach chronologicznych.
- Kierowników działów organizacyjnych, administracyjnych oraz IT nadzorujących obieg dokumentów i odpowiadających za wdrażanie systemu EZD.
- Osób odpowiedzialnych za prowadzenie i archiwizację składów informatycznych nośników danych.

Koordynator EZD, Koordynator Czynności Kancelaryjnych (Sąd Apelacyjny w Łodzi), Wiceprzewodniczący Zespołu wsparcia EZD (obszar Apelacji Łódzkiej). Absolwent kierunku administracja na Uniwersytecie Łódzkim, studiów podyplomowych w tematyce „Public Relations” – Uniwersytet Jagielloński. Specjalista w zakresie EZD oraz archiwistyki, w tym zarządzania dokumentacją elektroniczną w systemie EZD. Ukończył kurs kancelaryjno-archiwalny, organizowany przez Stowarzyszenie Archiwistów Polskich (SAP), oraz odbywał liczne szkolenia dotyczące pracy w systemie EZD PUW zgodnie z przepisami kancelaryjno-archiwalnymi. W zakresie systemu EZD oraz archiwistyki zdobywał doświadczenie przez 10 lat – począwszy od 2016 roku. Najpierw w Łódzkim Urzędzie Wojewódzkim w Łodzi (2016–2022), wykonując zadania wydziałowego koordynatora EZD oraz na stanowisku archiwisty w zakresie dokumentacji papierowej oraz elektronicznej, uczestnicząc zarówno w procesie kontroli, jak i archiwizacji akt. Obecnie, od 2022 r., w Sądzie Apelacyjnym w Łodzi wykonuje funkcję Koordynatora EZD i Koordynatora czynności kancelaryjnych. Począwszy od 2025 roku, uczestniczy w pracach, działającego przy Ministerstwie Sprawiedliwości, Zespołu ds. wsparcia merytorycznego sądów powszechnych w zakresie zasad i trybu wykonywania czynności kancelaryjnych w systemie EZD PUW.