1. Dokumentacja inwestycji w urzędzie miasta i gminy – charakterystyka i podstawowe zasady:
- inwestycja jako proces dokumentacyjny,
- rodzaje dokumentacji powstającej w toku inwestycji,
- dokumentacja wytwarzana przez urząd oraz dokumentacja otrzymywana od innych podmiotów,
- dokument a akta sprawy,
- dlaczego jedna inwestycja nie oznacza jednej teczki.
2. Dokumentacja inwestycyjna w świetle instrukcji kancelaryjnej, JRWA i instrukcji archiwalnej:
- podstawowe zasady prowadzenia spraw,
- zakładanie i prowadzenie akt sprawy,
- kompletowanie dokumentacji,
- zakończenie sprawy,
- przekazanie dokumentacji do archiwum zakładowego.
3. Dokumentacja inwestycji w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt:
- zasady klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji,
- omówienie klas dotyczących inwestycji komunalnych,
- rozróżnienie planowania, przygotowania, opiniowania i zatwierdzania, realizacji i odbioru oraz ewidencji inwestycji,
- przyporządkowanie rodzajów dokumentów do właściwych klas JRWA.
4. Akta sprawy inwestycyjnej – co powinno się w nich znaleźć:
- dokumenty dotyczące rozpoczęcia i przygotowania inwestycji,
- dokumentacja przygotowawcza,
- dokumentacja projektowa w toku prowadzenia sprawy,
- opinie, uzgodnienia i decyzje,
- dokumentacja dotycząca realizacji inwestycji,
- protokoły odbiorów i dokumentacja zakończenia inwestycji,
- zasady kompletowania akt sprawy.
5. Dokumentacja techniczna i powykonawcza inwestycji:
- projekty, rysunki, mapy, uzgodnienia i specyfikacje,
- dokumentacja projektowa a dokumentacja powykonawcza,
- oryginały, kopie, wtórniki i kolejne egzemplarze,
- dokumentacja techniczna w aktach sprawy i dokumentacja przeznaczona do dalszego przechowywania jako dokumentacja obiektu,
- zasady opisu i identyfikacji dokumentacji technicznej.
6. Zamówienia publiczne i umowy związane z inwestycją:
- dokumentacja przygotowania i przeprowadzenia postępowania,
- dokumentacja przetargowa,
- oferty i protokoły postępowania,
- umowy i aneksy,
- dokumentacja realizacji umowy,
- zasady rozdzielania dokumentacji zamówienia publicznego od akt sprawy inwestycyjnej.
7. Zakończenie inwestycji i zamknięcie akt:
- zakończenie realizacji a zakończenie sprawy kancelaryjnej,
- kompletowanie akt,
- ustalenie dat skrajnych,
- uporządkowanie dokumentacji,
- opisanie teczek,
- przygotowanie dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego.
8. Kategorie archiwalne dokumentacji inwestycyjnej:
- dokumentacja archiwalna i niearchiwalna,
- kategorie A, B i BE,
- okresy przechowywania,
- zasady liczenia okresu przechowywania,
- znaczenie kategorii archiwalnej dla dalszego losu dokumentacji.
9. Przekazywanie dokumentacji inwestycyjnej do archiwum zakładowego:
- przygotowanie dokumentacji przez komórkę organizacyjną,
- porządkowanie akt,
- opis teczek i opakowań,
- sporządzanie środków ewidencyjnych,
- spisy zdawczo-odbiorcze,
- przekazanie dokumentacji i odpowiedzialność poszczególnych pracowników.
10. Brakowanie dokumentacji inwestycyjnej:
- kiedy można rozpocząć procedurę brakowania,
- dokumentacja kategorii B i BE,
- ocena dokumentacji przeznaczonej do wybrakowania,
- sporządzanie spisów dokumentacji,
- rola archiwum zakładowego i archiwów państwowych,
- dokumentacja, której nie wolno usuwać bez przeprowadzenia właściwej procedury.
11. Dokumentacja elektroniczna inwestycji:
- prowadzenie dokumentacji elektronicznej w toku sprawy,
- dokument elektroniczny, odwzorowanie cyfrowe i kopia,
- identyfikacja i kompletność dokumentacji elektronicznej,
- zasady porządkowania dokumentacji elektronicznej przed archiwizacją.
12. Pytania uczestników.
