Kwalifikowalność wydatków w projektach UE. Jak stosować aktualne wytyczne po zmianach z lat 2025–2026, sprawnie rozliczać koszty i chronić wydatek przed korektami

Podczas spotkania omówimy kluczowe regulacje ze szczególnym uwzględnieniem zmian wprowadzonych w Wytycznych w latach 2025–2026. Przeanalizujemy aktualne wymogi przez pryzmat dotychczasowych doświadczeń z ich wdrażania oraz najnowszych interpretacji instytucji nadzorujących.

W ramach zajęć Prowadzący m.in.:

• Przeanalizuje weryfikację wydatków przez instytucje: Wyjaśni zasady kwalifikowalności VAT, stosowanie progów i wyłączeń w zasadzie konkurencyjności oraz przestrzeganie limitów i zasady wyceny nieruchomości.

• Przedstawi reguły rozliczeń i kosztów pośrednich: Zaprezentuje praktyczne stosowanie uproszczonych metod rozliczania wydatków oraz obowiązujący katalog kosztów pośrednich.
• Wskaże mechanizmy elastyczności budżetowej: Wyjaśni zasady dokonywania przesunięć i korekt finansowych, a także sytuacje, w których zmiana w projekcie nie wymaga zgłoszenia instytucji.

Dzięki udziałowi w szkoleniu uczestnicy otrzymają kompleksowe przygotowanie do sprawnego zarządzania projektami unijnymi w bieżącej perspektywie:

• Usprawnią rozliczanie i przygotowanie do kontroli: Unikną błędów przy składaniu wniosków o płatność oraz właściwie przygotują dokumentację do weryfikacji i audytów.
• Optymalnie zarządzą budżetem projektu: Zyskają wiedzę, jak przygotować budżet, aby wszystkie wydatki spełniały reguły kwalifikowalności oraz jak bezpiecznie dokonywać korekt bez ryzyka nałożenia sankcji finansowych.
• Prawidłowo zastosują procedury zakupowe: Opanują aktualne wymogi dotyczące zasady konkurencyjności oraz wyłączeń z jej stosowania.
• Zwiększą płynność rozliczeń: Nauczą się bezproblemowo wykorzystywać uproszczone metody rozliczania i kwalifikować podatek VAT, posługując się samodzielnie dokumentami programowymi.

Podczas szkolenia uczestnicy uzyskają odpowiedzi na pytania praktyczne m.in.:

• Czy Wytyczne dotyczące kwalifikowalności mają zastosowanie do uczestników projektu, ostatecznych odbiorców i grantobiorców?
• Do jakiej kwoty można ponosić wydatki w gotówce?
• Czy można ponosić wydatki przed zawarciem umowy o dofinansowanie?
• Czy wolno wypłacać zaliczki wykonawcom?
• Jak poradzić sobie w sytuacji, gdy dana kwestia nie jest uregulowana w Wytycznych?
• Jakie są plusy i minusy rozliczenia ryczałtowego w porównaniu do rozliczenia na podstawie faktycznie poniesionych kosztów?

1. Podstawy prawne kwalifikowalności wydatków:

• rozporządzenie ogólne 2021/1060,
• ustawa z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027,
• Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 z 19 maja 2026 roku.

2. Ogólne warunki kwalifikowalności wydatków:

• okres kwalifikowalności,
• warunki kwalifikowalności,
• wydatki niekwalifikowalne,
• cross-financing,
• rozliczanie efektów projektu i reguła proporcjonalności,
• trwałość projektu.

3. Szczegółowe warunki kwalifikowalności:

• zasada faktycznego ponoszenia wydatków,
• wkład niepieniężny,
• zakup nieruchomości – nowe zasady wyceny i obliczania limitu w projektach,
• podatek od towarów i usług – nowe sposoby oceny kwalifikowalności,
• amortyzacja i leasing.

4. Zamówienia w ramach projektu:

• zasada konkurencyjności – nowy próg stosowania i nowe wyłączenia,
• zmiany w stosunku do perspektywy 2014-2020,
• postępowanie o udzielenie zamówienia,
• nowy zakres stosowania Bazy Konkurencyjności 2021.

5. Personel projektu:

• definicja personelu projektu,
• zatrudnienie lub oddelegowanie,
• specyfika zatrudnienia w projektach EFS+,
• nagrody i premie, dodatki,
• miesięczny limit zaangażowania zawodowego personelu,
• dane dotyczące personelu wprowadzanie do CST2021.

6. Uproszczone metody rozliczania wydatków:

• stawki jednostkowe,
• kwoty ryczałtowe,
• stawki ryczałtowe,
• obowiązek stosowanie uproszczonych metod w projektach do 200 tys. euro,
• warunki rozliczania kosztów metodami uproszczonymi.

7. Koszty pośrednie:

• katalog kosztów pośrednich EFRR, FS i FST,
• katalog kosztów pośrednich EFS+,
• stawki kosztów pośrednich,
• zakaz rozliczania kosztów pośrednich w kosztach bezpośrednich,
• zakaz rozliczania cross-financingu w kosztach pośrednich.

8. Uczestnicy projektów EFS+:

• warunki kwalifikowalności uczestnika,
• zbieranie danych o uczestnikach projektu,
• obowiązek informacyjny związany z przetwarzaniem danych osobowych.

Szkolenia skierowane jest do pracowników z urzędów miast i gmin, starostw powiatowych, powiatowych urzędów pracy, ośrodków pomocy społecznej, powiatowych centrów pomocy rodzinie, szkół, przedszkoli, organizacji pozarządowych, przedsiębiorstw, a także pracowników IZ/IP oraz Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich.

Prawnik, specjalista z zakresu zarządzania projektami, doświadczony wykładowca i trener w obszarze Funduszy Strukturalnych. Ekspert wpisany na listę ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego. Przygotowywał opinie do wniosków dla Komisji Oceny Projektów, do projektów systemowych oraz w procedurze odwoławczej. Od 25 lat pracuje przy realizacji programów finansowanych ze środków UE, posiada ponad 20-letnie doświadczenie trenerskie. Specjalizuje się w szkoleniach dla beneficjentów z zarządzania projektami, realizacji projektów partnerskich, aplikowania o dofinansowanie, konkurencyjnego ponoszenia wydatków, równości szans, dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami.