Inwentaryzacja 2026 w jsfp – zasady, dokumentacja, rozliczenia, przydatne wzory

Zbliżający się koniec roku to w jednostkach sektora finansów publicznych okres przygotowań do zamknięcia ksiąg rachunkowych, a prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja stanowi ich kluczowy element. Aby proces inwentaryzacji przebiegł sprawnie, zgodnie z przepisami i bez ryzyka błędów, niezbędne jest dobre zaplanowanie, uporządkowanie procedur i zaangażowanie odpowiednich osób na każdym etapie działań.

W jsfp inwentaryzacja ma na celu weryfikację, czy stan aktywów i pasywów, wynikający z ksiąg rachunkowych odpowiada ich rzeczywistym wartościom. Ustaleń tych należy dokonać, aby móc prawidłowo sporządzić sprawozdanie finansowe za 2026 r. Ponieważ w ustawie o rachunkowości nie uregulowano kwestii formalnych oraz technicznych dotyczących przeprowadzenia prac inwentaryzacyjnych, każda jednostka, uwzględniając swoją specyfikę, musi zatem samodzielnie określić szczegółowe zasady jej przeprowadzenia. W celu właściwego przygotowania się do inwentaryzacji, zapraszamy Państwa do udziału w zajęciach, podczas których:

• Przeanalizujemy rolę i odpowiedzialność głównego księgowego, kierownika jednostki oraz komisji inwentaryzacyjnych – w tym przykłady i regulaminy działania.
• Wskażemy metody inwentaryzacji: spisu z natury, potwierdzenia salda i weryfikacji, z rozróżnieniem obowiązków i niezbędnych dokumentów na każdym jej etapie.
• Wyjaśnimy, jak przygotować jednostkę do inwentaryzacji: od etapu nabywania składników majątkowych i powierzenie mienia, poprzez przeszkolenie członków komisji, aż do samego jej przeprowadzenia.
• Przekażemy gotowe wzory dokumentów: protokołów, oświadczeń, zarządzeń, harmonogramów, a także wzorcowy plan inwentaryzacji.
• Poruszane zagadnienia zostaną poparte przykładami z praktyki, co pozwoli lepiej zrozumieć przekazywane informacje i ustrzec się przed popełnieniem błędów w codziennej pracy.

• Możliwość zweryfikowania poprawności zapisów w wewnętrznych dokumentach jednostki w zakresie przygotowania i przeprowadzenia inwentaryzacji. 
• Identyfikacja podstawowych błędów popełnianych na poszczególnych etapach inwentaryzacji oraz poznanie sposobów ich zapobiegania i rozwiązywania.  
• Wskazanie:
− praktycznego podejścia do klasyfikowania składników majątkowych, określania ich kompletności, zdatności do użytkowania i korzyści ekonomicznych,
− sposobu ujmowania składników niskocennych, pozostałych środków trwałych i obiektów zbiorczych,
− zasad prawidłowego prowadzenia ewidencji pozabilansowej składników przekazanych, obcych, dzierżawionych i przeznaczonych do likwidacji,
− najlepszych praktyk w zakresie likwidacji składników zużytych, zbędnych i zniszczonych wraz z przykładami dokumentów i księgowań, zasad organizacji i dokumentacji inwentaryzacji, 
− jakie elementy, powinny zostać zawarte w zarządzeniu w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji,
− sposobu postępowania w przypadku różnic inwentaryzacyjnych, ich dokumentowania, rozliczania i ujmowania w księgach,
− podziału kompetencji, zakresu obowiązków osób odpowiedzialnych za przygotowanie pól spisowych, znakowanie składników, czy kompletowanie.
• Otrzymanie obszernych materiałów, zawierających przykładowe wzory opisów dokumentów, w tym zarządzenie z instrukcją inwentaryzacyjną, a także wzory niezbędnych druków. 

1. Podstawy prawne w zakresie inwentaryzacji.
2. Odpowiedzialność kierownika jednostki i jego kluczowe obowiązki w obszarze inwentaryzacji.
3. Ustalenie i aktualizacja przepisów wewnętrznych jednostki, czyli obowiązkowe i fakultatywne regulacje i zasady dotyczące przygotowania jednostki do inwentaryzacji, jej poprawnego przeprowadzania, rozliczania i udokumentowania. 
4. Odpowiedzialność głównego księgowego w zakresie inwentaryzacji, w tym inicjowanie czynności związanych z wydaniem zarządzania w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji – przykładowy wniosek. 
5. Czynności, jakie należy wykonać przed, w trakcie i po inwentaryzacji, a w szczególności:
• Opracowanie planu i harmonogramu inwentaryzacji – przykładowe dokumenty.
• Wydanie zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji – przykładowe zarządzenie z instrukcją i załącznikami.
• Powołanie przewodniczącego oraz członków komisji inwentaryzacyjnej – powierzenie obowiązków przewodniczącemu, jak i członkom komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołom spisowych.
• Szkolenie członków komisji inwentaryzacyjnej – przykładowy zakres i protokół ze szkolenia.
• Znakowanie składników majątkowych oraz pól spisowych – przykładowe rozwiązania.
• Kompletowanie i odnoszenie na miejsca pierwotne składników majątkowych.
• Przegląd mienia jednostki pod kątem zdjęcia ze stanu składników zniszczonych, zużytych, przeterminowanych, przeznaczonych do sprzedaży czy nieodpłatnego przekazania.
• Oświadczenie wstępne i poinwentaryzacyjne osoby materialnie odpowiedzialnej oraz umowa o odpowiedzialności i wspólnej odpowiedzialności materialnej - wzory.
• Oświadczenie o ujęciu w ewidencji wszystkich dowodów przychodu i rozchodu – wzór.
6. Terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji, czyli co inwentaryzujemy raz w ciągu 4 lat, na ostatni dzień każdego roku obrotowego, co od 1 października 2026 r. do 15 stycznia 2027 r., a co 85 dni po dniu bilansowym, czy do czasu sporządzenia sprawozdania finansowego za rok 2026?
7. Rodzaje inwentaryzacji: roczna, obowiązkowa, pełna, zdawczo – odbiorcza, wyrywkowa, kontrolna itp.
8. Metody inwentaryzacji, w tym zasady:
• Spisu z natury:
− Inwentaryzacja środków trwałych na terenie strzeżonym i niestrzeżonym.
− Wniosek o uzgodnienie danych dotyczących nieruchomości – wzór.
− Inwentaryzacja kasy.
− Dokumentowanie spisu z natury i rozliczenie jego wyników.
• Potwierdzenia salda – terminy, osoby odpowiedzialne, dokumenty, różnice.
• Weryfikacji - rodzaje środków trwałych i sposób ich inwentaryzacji drogą weryfikacji.
9. Inwentaryzacja obcych środków trwałych, użytkowanych przez pracowników jednostki.
10. Inwentaryzacja składników, z których pracownicy korzystają poza jednostką.
11. Dokumentowanie czynności inwentaryzacyjnych na poszczególnych etapach.
12. Wycena arkuszy spisowych orz protokół różnic inwentaryzacyjnych –podział obowiązków.
13. Końcowy protokół/sprawozdanie oraz wnioski i rekomendacje.
14. Ujmowanie różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych, ich wycena oraz uproszczenia i zasady dokonywania kompensat.
15. Sprawowanie nadzoru nad pracami inwentaryzacyjnymi oraz zatwierdzanie dokumentów inwentaryzacyjnych i podejmowanie ostatecznych decyzji w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.
16. Odpowiedzialność za zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami. Odpowiedzialność kierownika, głównego księgowego i pracowników merytorycznych.
17. Dyskusja.
 

Kierownicy jednostek, główni księgowi, pracownicy służb finansowych i kontrolnych, członkowie komisji inwentaryzacyjnych, a także inni pracownicy merytoryczni, odpowiedzialni w zakresie nabywania i zbywania składników majątkowych, opisywania i ewidencjonowania źródłowych dokumentów księgowych oraz gospodarowania, inwentaryzowania i dokonywania wyceny i rozliczeń składników majątkowych.

Ekonomistka, pedagog, specjalistka z zakresu finansów publicznych, długoletnia księgowa w jst. Autorka artykułów i trener w dziedzinie finansów publicznych oraz rachunkowości. Wykładowca na uczelni wyższej. Praktyk, który dzięki swemu wieloletniemu doświadczeniu przekazuje w sposób jasny i przystępny, sprawdzone metody w pracy służb księgowych. Wieloletni ekspert w FRDL wysoko oceniany przez uczestników szkoleń. Od wielu lat z powodzeniem prowadzi szkolenia dla jsfp, w tym jst i jednostek organizacyjnych z tematów finansów i rachunkowości.