Organizacja i funkcjonowanie obiegu dokumentacji w urzędzie w elektronicznym zarządzaniu dokumentacją oraz w systemie tradycyjnym.

Program i karta zgłoszenia

Szkolenie on-line: wirtualne szkolenie prowadzone i realizowane za pomocą platformy, która umożliwi obustronną komunikację między prowadzącym szkolenie a uczestnikami.

Zapraszamy Państwa na szkolenie dedykowane przede wszystkim archiwistom, pracownikom sekretariatów i kancelarii, którego przedmiotem będzie instrukcja kancelaryjna, Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt, czy EZD w kontekście obiegu dokumentacji w instytucji, zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej.

Ważne informacje o szkoleniu

Podczas szkolenia zapoznamy Państwa z praktycznymi kwestiami zarządzania obiegiem dokumentacji w urzędzie, zarówno w systemie tradycyjnym, jak i w elektronicznym (EZD), w oparciu o instrukcję kancelaryjną. Prowadząca szczegółowo omówi zasady pracy z dokumentami w różnej postaci (papierowa, elektroniczna), w tym ich odbieranie, rejestrowanie, dekretowanie, obsługę w ramach akt spraw, opracowywanie, akceptację i wysyłanie. Przybliży także zagadnienia funkcjonowania składów chronologicznych w urzędach oraz planowane w tym zakresie zmiany.

zwiń
rozwiń
Cele i korzyści
  • Pozyskanie wiedzy o zasadach organizowania obiegu dokumentacji w urzędzie, obsłudze składów chronologicznych, doręczaniu korespondencji, jej podpisywaniu, w szczególności podpisami elektronicznymi.
  • Nabycie praktycznych umiejętności w zakresie zarządzania dokumentacją w urzędzie w systemie EZD i w systemie tradycyjnym.
  • Uzyskanie informacji o zasadach rejestracji spraw i obsługi akt.
  • Możliwość konsultacji kwestii problemowych dotyczących praktycznego stosowania przepisów dotyczących obiegu dokumentacji zarówno w systemie tradycyjnym jak i elektronicznym.
zwiń
rozwiń
Program

1. Stan prawny w zakresie postępowania z dokumentacją.

2. Organizacja obiegu dokumentacji, zadania nadzoru nad przestrzeganiem przepisów instrukcji kancelaryjnej, rola i zadania koordynatorów czynności kancelaryjnych.

3. Pojęcia używane w instrukcji kancelaryjnej; zasady ogólne wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania spraw.

4. Obowiązujący system kancelaryjny i systemy wykonywania czynności kancelaryjnych:

  • elektroniczne zarządzanie dokumentacją,
  • system tradycyjny,
  • systemy dziedzinowe,
  • wskazywanie podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz wyjątków od niego poprzez wskazywanie klas w JRWA – kazusy.

5. Przyjmowanie i rejestracja przesyłek przychodzących – zasady ogólne.

6. Przyjmowanie przesyłek przychodzących, dostarczonych przez operatora pocztowego lub osobiście, w tym zasady otwierania przesyłek.

7. Obsługa przesyłek przychodzących: w postaci papierowej, na informatycznym nośniku danych, pocztą elektroniczną i na ESP.

8 . Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych, w tym zasady wypożyczania lub wycofywania przesyłek.

9. Przekazywanie przesyłek przychodzących przez kancelarię i dekretowanie pism przychodzących, z uwzględnieniem wyjątków.

10. Załatwianie spraw i dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw, z uwzględnieniem pracy w systemie tradycyjnym i w systemie EZD oraz współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi.

11. Akceptacja i podpisywanie pism.

12. Wysyłanie pism poza urząd. Doręczenia elektroniczne.

zwiń
rozwiń
Adresaci

Pracownicy administracji samorządowej oraz samorządowych jednostek organizacyjnych, koordynatorzy czynności kancelaryjnych, archiwiści, osoby na co dzień prowadzące sekretariaty i kancelarie.

zwiń
rozwiń
Informacje o prowadzącym

Doktor nauk humanistycznych, archiwista-praktyk, ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, funkcjonowania archiwów, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych, porządkowania dokumentacji; doświadczony trener oraz wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”, współautorka książki „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Wydawnictwo C.H.Beck, 2018).

zwiń
rozwiń
Informacje dodatkowe

Cena: 349 PLN netto/os. Udział w szkoleniu zwolniony z VAT w przypadku finansowania szkolenia ze środków publicznych.

Wypełnioną kartę zgłoszenia należy przesłać do 24 czerwca 2022 r.