Normatywy kancelaryjno-archiwalne w jednostkach administracji publicznej. Tworzenie, aktualizacja i wdrażanie instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej oraz JRWA w praktyce

Każda jednostka administracji publicznej – niezależnie od wielkości – ma obowiązek prawny posiadania i stosowania normatywów kancelaryjno-archiwalnych: instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA). Podczas zajęć przedstawimy, jak je:

• skutecznie przygotować i zaktualizować,
• poprawnie wdrożyć,
• prawidłowo stosować w praktyce – również w kontekście zmian prawnych, RODO i elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD).

Szkolenie wzbogacone jest o przykłady, wzory dokumentów oraz analizę rzeczywistych przypadków (casusów), co pozwoli na realne zastosowanie zdobytej wiedzy w codziennej pracy.

• Sprawdzenie aktualności i kompletności normatywów kancelaryjno-archiwalnych we własnej jednostce.
• Zdobycie wiedzy o warunkach i trybie zmian w JRWA i obiegu dokumentacji.
• Poznanie standardów NDAP z 2025 r. i ich praktycznego zastosowania.
• Nabycie Umiejętności właściwego znakowania i opisu dokumentacji.
• Poznanie kluczowych ryzyk w zarządzaniu dokumentacją i sposoby ich ograniczania.
• Możliwość konsultacji z ekspertem oraz wymiany doświadczeń z innymi uczestnikami.
• Dostęp do gotowych wzorów formularzy, procedur i załączników do wykorzystania w praktyce.

1. Obowiązki prawne.

• Jednostki zobowiązane do posiadania normatywów kancelaryjno-archiwalnych.
• Rodzaje normatywów: instrukcja kancelaryjna, archiwalna, JRWA oraz inne regulacje wewnętrzne.
• Różnice między archiwum zakładowym a składnicą akt.

2. Instrukcja kancelaryjna i archiwalna – tworzenie i aktualizacja.

• Przedmiot, zakres i kluczowe zapisy.
• Najczęstsze błędy i jak ich unikać.
• Obieg dokumentacji i jego interpretacja w normatywach.
• Załączniki, wzory formularzy i druków – jak je przygotować i stosować?

3. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA).

• Jak opracować „dobry” wykaz akt? – podejście praktyczne.
• Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji tradycyjnej i elektronicznej.
• Standard NDAP z 2023 i 2025 r. – omówienie i zastosowanie.
• Nowelizacja JRWA w związku z:
  • RODO,
  • dokumentacją pracowniczą,
  • projektami unijnymi (np. PPK, dostępność+, fundusze UE),
  • zmianami kategorii archiwalnych.

4. Zasady archiwizacji i ewidencja dokumentacji.

• Zasady tworzenia spisów spraw, spisów zdawczo-odbiorczych i brakowania.
• Opis i znakowanie dokumentacji zgodnie z JRWA.
• Zakres instrukcji archiwalnej.
• Procedura przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego.

5. Wdrażanie normatywów – organizacja i odpowiedzialność.

• Jak efektywnie wdrożyć procedury?
• Kto odpowiada za poszczególne działania?
• Kluczowe momenty w cyklu życia dokumentu.

6. Ryzyka i nieprawidłowości.

• Jak rozpoznać i zminimalizować ryzyka kancelaryjno-archiwalne?
• Przykłady najczęstszych niezgodności i ich skutki prawne.

 7. Dyskusja, pytania, analiza przypadków z praktyki uczestników.

Szkolenie kierowane jest do wszystkich osób, które odpowiadają za dokumentację w jednostkach organizacyjnych – zarówno w państwowej, jak i samorządowej administracji. W szczególności zapraszamy:

• pracowników archiwów zakładowych i składnic akt,
• osoby odpowiedzialne za tworzenie, wdrażanie i kontrolę normatywów,
• pracowników kancelarii i działów organizacyjnych,
• koordynatorów czynności kancelaryjno-archiwalnych.

Specjalistka ds. zarządzania dokumentacją najnowszą, doktor nauk humanistycznych z zakresu archiwistyki, absolwentka UMCS w Lublinie i studiów menadżerskich EMBA, biegła sądowa, wieloletni pracownik administracji państwowej. Prowadziła: kontrole biurowości i archiwizowania dokumentacji w jednostkach państwowych i samorządowych; wykonała szereg ekspertyz dot. wartościowania akt, decydując o okresie ich przechowywania; opiniowała wnioski o zniszczenie lub przejęcie akt do archiwum państwowego.