KSEF w JSFP. Jak przygotować jednostkę do wdrożenia faktury ustrukturyzowanej? Zagadnienia podatkowe i techniczne

Rok 2026 będzie przełomowy dla podatników VAT, także dla jsfp – w tym roku właśnie zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur. Do tego czasu jednostki sektora finansów publicznych powinny należycie przygotować się do wdrożenia systemu, poznać jego techniczne funkcjonalności, opracować i przyjąć plan działania.

Podczas proponowanego szkolenia zostaną przekazane informacje dotyczące:

• Zasad funkcjonowania nowego sposobu fakturowania, ze szczególnym uwzględnieniem specyfiki jsfp.
• Sporządzania, wysyłania oraz odbierania faktur w KSeF.
• Aspektów technicznych i organizacyjnych związanych z funkcjonowaniem KSeF, w szczególności rodzajów i zakresu uprawnień związanych z korzystaniem z systemu.
• Wprowadzenia procedur koniecznych do prawidłowego wdrożenia systemu w instytucji.

• Zapoznanie z tematyką faktur ustrukturyzowanych w jsfp, w tym w jednostkach samorządu terytorialnego i ich jednostkach podległych.
• Omówienie nowego systemu Krajowego Systemu e- Faktur i poznanie planowanych, istotnych zmian w zakresie jego użytkowania. Wyjaśnienie, czym jest KSeF i faktura ustrukturyzowana oraz wskazanie, jak działa.
• Zwrócenie uwagi, co zrobić, by właściwie przygotować się do implementacji systemu w jednostce i wdrożyć w jego obsługę pracowników odpowiedzialnych za realizację tego zadania.
• Nabycie umiejętności dotyczących wypracowania właściwych, niezbędnych rozwiązań w zakresie przystąpienia jednostki do KSeF.
• Omówienie zmian w ustawie o VAT, wdrażających fakturę ustrukturyzowaną jako obowiązkową po nowelizacji z 2025 r.
• Analiza kwestii technicznych i praktycznych dotyczących struktury JPK-FA, podstawowych formatów i części faktury wraz z ich objaśnieniem – wskazanie na konkretnych przykładach.
• Możliwość konsultacji kwestii problemowych, wyjaśnienia wątpliwości i uzyskanie odpowiedzi na pytania:
  • Od kiedy będzie obowiązek używania systemu KSeF?
  • Czy noty wystawiane pomiędzy jednostkami pozostają, czy należy wystawiać faktury w KSeF?
  • Kto powinien mieć dostęp do konta użytkownika? Na jakich zasadach?
  • Jak postąpić w czasie awarii systemu?
  • Jak wytworzyć i uwierzytelnić fakturę?
  • Jak poprawnie archiwizować fakturę?
  • Czy grożą nam sankcję za nieprawidłowo wystawioną fakturę?

1. Faktura ustrukturyzowana:

• Czym jest faktura ustrukturyzowana? Faktura ustrukturyzowana, a faktura elektroniczna.
• Faktura ustrukturyzowana jako jeden ze sposobów wystawienia faktury – aktualne regulacje prawne.
• Wytworzenie i wystawienie faktury ustrukturyzowanej – rozróżnienie pojęć.
• Wysyłka faktur do KSeF – Aplikacja Kliencka MF i wykorzystanie programów finansowo – księgowych.
• Numer referencyjny nadawany przez KSeF, omówienie wzoru UPO.
• Data wystawienia i data otrzymania faktury ustrukturyzowanej – konsekwencje prawne i podatkowe stosowania nowej regulacji.
• Zgoda na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych – stosowanie mechanizmu w okresie dobrowolności faktury.

2. Krajowy System e-Faktur:

• Zasady pierwszego uwierzytelnienia się w systemie.
• Nadawanie uprawnień do wysyłki i odbioru faktur.
• Uwierzytelnienie faktury – czy podpisywanie faktury będzie obowiązkowe?
• Archiwizacja faktur w systemie.
• Konto podatnika – możliwość tworzenia subkont dla członków grup VAT i jednostek samorządu terytorialnego.
• Adresowanie dokumentu – skutki błędu w numerze NIP nabywcy.
• Zachęty do stosowania faktur ustrukturyzowanych przed wejściem w życie faktury jako obowiązkowej.

3. Zmiany w ustawie o VAT wdrażające fakturę ustrukturyzowaną jako obowiązkową po nowelizacji z 2025 r.:

• Data wejścia w życie faktury ustrukturyzowanej jako obowiązkowej.
• Faktura dla osoby fizycznej.
• Faktura uproszczona – do kiedy paragon z numerem NIP może być uznawany za fakturę?
• Faktura do paragonu.
• Faktura korygująca/nowa korygująca/propozycja wystawienia faktury korygującej.
• Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa.
• Faktura ustrukturyzowana w obrocie międzynarodowym.
• Zasady ewidencji dokumentów wewnętrznych (WEWów).
• Zwolnienia z obowiązku stosowania faktury ustrukturyzowanej.
• Faktura w zamówieniach publicznych, a faktura ustrukturyzowana.
• Zasady postępowania w okresie awarii KSeF.
• Sankcje podatkowe za nieprawidłowe wystawienie faktury.

4. Struktura logiczna JPK-FA (3):

• Podstawowy format faktury .xml oraz możliwość stosowania wizualizacji w pliku PDF.
• Podstawowe części faktury – sekcje Nagłówek, Podmiot 1, Podmiot 2, Podmiot 3, Podmiot Upoważniony, Fa i Stopka.
• Omówienie konkretnych przykładów faktury.
• Pola obowiązkowe, fakultatywne i opcjonalne.
• Omówienie węzłów: Rozliczenie, Płatność i pół dodatkowych takich jak GTU, TP, Adnotacje.
• Możliwość dołączenia załączników do faktury.
• Wiersze faktury i unikalny numer wiersza faktury.

5. Wdrożenie faktury ustrukturyzowanej:

• Plan wdrożenia – analiza możliwości technicznych, określenie nieprawidłowości w działaniu systemu księgowego.
• Wdrożenie wzoru faktury – czy możliwa jest eliminacja części pól?
• Wyznaczenie i szkolenie pracowników – zasady wytwarzania i uwierzytelniania faktur.

6. Pytania i odpowiedzi.
 

Skarbnicy, główni księgowi, księgowi, pracownicy służb finansowo-księgowych jst, jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, zajmujący się rozliczaniem podatku VAT.

Prawnik, absolwentka Uniwersytetu Jagiellońskiego, z kilkunastoletnim doświadczeniem pracy w ogólnopolskich spółkach doradztwa podatkowego, trener publikujący w ogólnopolskich czasopismach i eksperckich portalach internetowych. Od października 2014 r. członek Krajowej Izby Doradców Podatkowych, z nadanymi uprawnieniami zawodowymi doradcy podatkowego, specjalizujący się w zakresie podatku VAT, PIT, podatku od nieruchomości i postępowań podatkowych.