Inwentaryzacja w jsfp w 2026 r. Weryfikacja procedur, czynności przygotowawczych do przeprowadzenia prac inwetaryzacyjnych, przegląd mienia. Przebieg i organizacja. Metody, terminy, najczęstsze błędy i nieprawidłowości

Prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji stanowi jeden z kluczowych elementów systemu rachunkowości oraz kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych. Obowiązek ten wynika w szczególności z przepisów ustawy o rachunkowości oraz regulacji dotyczących finansów publicznych, a jego realizacja ma bezpośredni wpływ na rzetelność sprawozdań finansowych, bezpieczeństwo mienia publicznego oraz odpowiedzialność kierownictwa jednostki. By rzetelnie przygotować się do tego procesu proponujemy Państwu uczestnictwo w zajęciach, podczas których zostaną przedstawione:

• zasady prawidłowego przygotowania jednostki do inwentaryzacji, w tym tworzenia i aktualizacji regulacji wewnętrznych,
• kwestie podziału odpowiedzialności pomiędzy kierownika jednostki, głównego księgowego oraz innych pracowników,
• prawidłowe przygotowanie do organizacji całego procesu – od etapu planowania, poprzez przeprowadzenie czynności inwentaryzacyjnych, aż do ich rozliczenia i ujęcia w księgach rachunkowych.

• Przypomnienie wymogów prawnych w zakresie terminów, metod i częstotliwości inwentaryzacji.
• Nabycie kompetencji w zakresie właściwego dokumentowania czynności inwentaryzacyjnych na każdym etapie procesu, sprawowania nadzoru nad jego przebiegiem oraz podejmowania decyzji organizacyjnych wpływających na jego prawidłowość i efektywność.
• Zweryfikowanie, czy w naszej jednostce są prawidłowo opracowane wewnętrzne regulacje dot. inwentaryzacji np. w zakresie konstruowania i funkcjonowania komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych z uwzględnieniem struktur jednostek obsługujących (CUW) i  obsługiwanych.
• Ugruntowanie wiedzy dotyczącej zasad organizacji i dokumentacji inwentaryzacji, podziału kompetencji, zakresu obowiązków osób, odpowiedzialnych za przygotowanie pól spisowych, znakowanie składników, czy kompletowanie.
• Identyfikacja najczęściej występujących nieprawidłowości, popełnianych na poszczególnych etapach inwentaryzacji oraz poznanie sposobów ich zapobiegania i rozwiązywania.
• Przypomnienie prac, które należy wykonać przed inwentaryzacją, w szczególności dot. przygotowania pól spisowych, przeszkolenia członków komisji inwentaryzacyjnej, znakowania i kompletowania składników majątkowych czy ich likwidowania.
• Wyjaśnienie, jak dokumentować czynności inwentaryzacyjne na różnych etapach, wycenę i rozliczanie wyniki inwentaryzacji, w tym możliwości stosowania uproszczeń.
• Wskazanie najczęściej występujących błędów oraz ryzyk, związanych z nieprawidłowym przeprowadzeniem inwentaryzacji, a także konsekwencji, wynikających z naruszenia obowiązujących przepisów.
• Otrzymanie obszernego materiału szkoleniowego, przykładowych zarządzeń z instrukcją inwentaryzacyjną, a także wzorów niezbędnych druków (plan, harmonogram, protokół ujawnienia, wyceny, kasacji itp).

1. Podstawy prawne w zakresie inwentaryzacji.
2. Odpowiedzialność kierownika jednostki, w tym kierownika jednostki obsługującej (CUW) i jego kluczowe obowiązki w obszarze inwentaryzacji.
3. Ustalenie i aktualizacja przepisów wewnętrznych jednostki, czyli obowiązkowe i fakultatywne regulacje i zasady dotyczące przygotowania jednostki do inwentaryzacji, jej poprawnego przeprowadzania, rozliczania i udokumentowania. 
4. Odpowiedzialność głównego księgowego w zakresie inwentaryzacji w tym, inicjowanie przez niego czynności związanych z wydaniem zarządzania w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji – przykładowy wniosek. 
5. Organizacja inwentaryzacji z uwzględnieniem struktur jednostek obsługujących (CUW) i obsługiwanych, z omówieniem typowych obowiązkowych czynności, jakie należy wykonać przed, w trakcie i po inwentaryzacji, a w szczególności:
• Opracowanie planu i harmonogramu inwentaryzacji – przykładowe dokumenty.
• Wydanie zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji – przykładowe zarządzenie z instrukcją i załącznikami.
• Powołanie przewodniczącego oraz członków komisji inwentaryzacyjnej – powierzenie obowiązków przewodniczącemu, jak i członkom komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołom spisowych.
• Szkolenie członków komisji inwentaryzacyjnej – przykładowy zakres i protokół ze szkolenia.
• Znakowanie składników majątkowych oraz pól spisowych – przykładowe rozwiązania.
• Kompletowanie i odnoszenie na miejsca pierwotne składników majątkowych.
• Przegląd mienia jednostki pod kątem zdjęcia ze stanu składników zniszczonych, zużytych, przeterminowanych, przeznaczonych do sprzedaży czy nieodpłatnego przekazania.
• Kontrola zarządcza w zakresie odpowiedzialności osób materialnie odpowiedzialnych, w tym oświadczenie wstępne i poinwentaryzacyjne osoby materialnie odpowiedzialnej oraz umowa o odpowiedzialności i wspólnej odpowiedzialności materialnej - wzory.
• Oświadczenie o ujęciu w ewidencji wszystkich dowodów przychodu i rozchodu – wzór.
6. Terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji:
• Co na przykład inwentaryzujemy raz w ciągu 4 lat?
• Na ostatni dzień każdego roku obrotowego?
• Co od 1 października 2026 r. do 15 stycznia 2027 r.?
• Co 85 dni po dniu bilansowym, czy do czasu sporządzenia sprawozdania finansowego za rok 2026?
7. Rodzaje inwentaryzacji – roczna, obowiązkowa, pełna, zdawczo – odbiorcza, wyrywkowa, kontrolna itp.
8. Metody inwentaryzacji, w tym zasady:
• Spisu z natury:
− Inwentaryzacja środków trwałych na terenie strzeżonym i niestrzeżonym.
− Wniosek o uzgodnienie danych dotyczących nieruchomości – wzór.
− Inwentaryzacja kasy.
• Dokumentowanie spisu z natury i rozliczenie jego wyników.
• Potwierdzenia salda – terminy, osoby odpowiedzialne, dokumenty, różnice.
• Weryfikacji - rodzaje środków trwałych i sposób ich inwentaryzacji drogą weryfikacji.
9. Inwentaryzacja druków ścisłego zarachowania.
10. Inwentaryzacja obcych środków trwałych, użytkowanych przez pracowników jednostki.
11. Inwentaryzacja składników, z których pracownicy korzystają poza jednostką.
12. Dokumentowanie czynności inwentaryzacyjnych na poszczególnych etapach.
13. Protokół różnic inwentaryzacyjnych – kto sporządza, przykłady.
14. Końcowy protokół/sprawozdanie oraz wnioski i rekomendacje.
15. Kontrola i nadzór na poszczególnych etapach inwentaryzacji.
16. Ujmowanie różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych, ich wycena oraz uproszczenia i zasady dokonywania kompensat.
17. Podejmowanie decyzji istotnych dla sprawnego i zgodnego z przepisami przebiegu spisu z natury: np. zarządzanie zmian w składzie w komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych, przesuwanie terminów wykonania określonych prac, zarządzanie spisów uzupełniających, unieważnianie spisu w całości lub części i zarządzanie spisów powtórnych.
18. Sprawowanie nadzoru nad pracami inwentaryzacyjnymi oraz zatwierdzanie dokumentów inwentaryzacyjnych i podejmowanie ostatecznych decyzji w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.
19. Dbałość o usprawnianie funkcjonowania procedur kontroli zarządczej w zakresie gospodarowania mieniem i zapewnienia jego ochrony na podstawie wniosków, formułowanych po przeprowadzeniu spisu z natury.
20. Najczęściej popełniane błędy przy czynnościach inwentaryzacyjnych.
21. Odpowiedzialność za zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami - odpowiedzialność kierownika, głównego księgowego i pracowników merytorycznych.
22. Dyskusja.
 

Kierownicy i główni księgowi jednostek sektora finansów publicznych, skarbnicy jst, pracownicy służb finansowych i kontrolnych oraz pracownicy merytoryczni odpowiedzialni w zakresie nabywania i zbywania składników majątkowych w jst, tworzenia, obiegu i kontroli dokumentów księgowych, ewidencjonowania, amortyzowania/umarzania, inwentaryzowania, znakowania i innych czynności dotyczących gospodarki majątkiem pozostającym w zasobach jednostki. Szkolenie kierowane jest również do osób, które chcą pracować na stanowiskach związanych z ewidencją i zarządzaniem składnikami majątkowymi oraz biorących udział w czynnościach przed, w trakcie i po inwentaryzacji.

Ekonomistka, pedagog, specjalistka z zakresu finansów publicznych, długoletnia księgowa w jst. Autorka artykułów i trener w dziedzinie finansów publicznych oraz rachunkowości. Wykładowca na uczelni wyższej. Praktyk, który dzięki swemu wieloletniemu doświadczeniu przekazuje w sposób jasny i przystępny, sprawdzone metody w pracy służb księgowych. Wieloletni ekspert w FRDL wysoko oceniany przez uczestników szkoleń. Od wielu lat z powodzeniem prowadzi szkolenia dla jsfp, w tym jst i jednostek organizacyjnych z tematów finansów i rachunkowości.