CRU JSFP. KWALIFIKOWANIE UMÓW. ROZWIĄZYWANIE PROBLEMÓW PRAWNYCH I TECHNICZNYCH

WAŻNE INFORMACJE:

  • Wprowadzenie obowiązku prowadzenia Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych stanowi jedno z najistotniejszych wyzwań organizacyjnych i prawnych dla jednostek sektora finansów publicznych, w szczególności jst i ich jednostek organizacyjnych. Nowe regulacje wymagają nie tylko prawidłowej identyfikacji umów podlegających wpisowi do CRU JSFP, ale również wdrożenia procedur zapewniających zgodność działań jednostki z przepisami ustawy Pzp, ustawą o finansach publicznych, przepisami o dostępie do informacji publicznej oraz regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
  • Szczególne trudności w tym zakresie dotyczą kwalifikowania poszczególnych rodzajów umów, ustalania momentu ich zawarcia, określania wartości umowy, identyfikacji wykonawcy oraz prawidłowego sposobu publikacji danych w systemie teleinformatycznym CRU JSFP.
  • Proponowane szkolenie zostało przygotowane z uwzględnieniem rzeczywistych problemów, występujących w działalności urzędów, jednostek organizacyjnych oraz CUW i obejmuje analizę konkretnych przypadków, najczęściej zawieranych umów, czy modeli organizacji procesu raportowania do CRU.
  • Zajęcia poprowadzi radca prawny, realizująca od kilkunastu lat szkolenia dla samorządu, świadcząca wsparcie prawne dla jst, ceniona za jasny sposób przekazywania wiedzy, uzyskująca bardzo dobre oceny od uczestników.

CELE I KORZYŚCI ZE SZKOLENIA:

  • Przygotowanie uczestników do bezpiecznego i zgodnego z przepisami wdrożenia obowiązków związanych z CRU JSFP, ograniczenia ryzyk organizacyjnych i prawnych oraz wypracowania efektywnych rozwiązań wewnętrznych zapewniających sprawne wykonywanie nowych obowiązków sprawozdawczych.
  • Omówienie zasad identyfikacji i kwalifikowania umów, podlegających obowiązkowi publikacji w CRU, w tym umów zawieranych w różnych formach i trybach.
  • Przekazanie praktycznej wiedzy dotyczącej ustalania wartości umów, momentu ich zawarcia oraz prawidłowego wprowadzania i aktualizacji danych w systemie teleinformatycznym CRU JSFP.
  • Przedstawienie zasad organizacji procesu raportowania umów w jst, jednostkach organizacyjnych oraz CUW, z uwzględnieniem podziału kompetencji i odpowiedzialności.
  • Omówienie zagadnień związanych z ochroną danych osobowych, dostępem do informacji publicznej oraz ograniczaniem ryzyk prawnych i organizacyjnych związanych z prowadzeniem CRU JSFP.
  • Wypracowanie praktycznych rozwiązań organizacyjnych i proceduralnych, wspierających sprawne wdrożenie obowiązków związanych z CRU JSFP w jednostce.

Czy należy wpisać do CRU:

  • umowę z abonamentu radiowo - telewizyjnego, podatku od nieruchomości, polis ubezpieczeniowych, czy taksy notarialnej?
  • umowy z sołtysami na dostarczenie nakazów podatkowych/faktur za wodę?
  • umowę z fundacją/stowarzyszeniem na świadczenie nieodpłatnej pomocy prawnej?
  • umowę wynajmu świetlicy wiejskiej?
  • umowy, które są dotacjami z budżetu państwa? A co w sytuacji, jeśli jest wkład własny jst?
  • umowy zawarte na czas nieokreślony?
  • akty notarialne na sprzedaż gruntów Skarbu Państwa?
  • umowę najmu budynku komunalnego?
  • pożyczki dla pracowników z ZFŚS?
  • zamówienie art. biurowych bez umowy?
  • umowę z pracownikiem na wykorzystanie samochodu prywatnego na cele służbowe?
  • przyznanie małego grantu na podstawie ustawy o wolontariacie?
  • umowę zlecenie dot. przygotowania filmów, materiałów oraz spotów promocyjnych, wizualizacji obiektów użyteczności publicznej i przygotowanie nagrań video związanych z wydarzeniami kulturalno - społecznymi na terenie jst?

 

PROGRAM:


1. Podmioty zobowiązane: 
• Kim jest jednostka sektora finansów publicznych?
• Czy spółki komunalne podlegają obowiązkowi?
• Publiczne zakłady opieki zdrowotnej, działające w formie spółek prawa handlowego- czy podlegają obowiązkowi,
• Jednostki organizacyjne gmin, powiatów i województw, zakłady budżetowe, samorządowe instytucje kultury – jak będzie wyglądał obowiązek w przypadku tych podmiotów?
2. Pojęcie umowy:
• Umowa na gruncie definicji PZP.
• Jakie elementy musi spełniać umowa, aby powstał obowiązek upublicznienia informacji o niej w CRU JSFP?
• Odpłatność:
− kiedy mówimy o odpłatności?
− czy umowa barterowa jest odpłatna?
− co z innymi umowami np. użyczenia itp.?
• Zamawiający a wykonawca, kiedy zostanie spełniona przesłanka istnienia wykonawcy? Kto może być wykonawcą? Czy wszystkie umowy można zakwalifikować jako te, które są zawierane z wykonawcą?
• Robota budowlana, dostawa i usługa – omówienie na konkretnych przykładach.
3. Pojęcie formy umowy:
• Czym się charakteryzuje forma pisemna i kiedy dochodzi do zawarcia umowy w tej formie?
• Czym się charakteryzuje forma elektroniczna i kiedy dochodzi do zawarcia umowy w tej formie?
• Czym się charakteryzuje forma dokumentowa i kiedy dochodzi do zawarcia umowy w tej formie?
• Czym się charakteryzuje forma szczególna i kiedy dochodzi do zawarcia umowy w tej formie?
• Umowy ustne charakterystyka, faktury, rachunki, paragony, korekty, noty itd., czy stanowią umowę i czy podlegają publikacji w CRU JSFP? 
• Zamówienie e-mail (np. szkolenie, transport, zakupy, zakup na podstawie faktury, zakup na paragon, opłaty sądowe opłaty administracyjne, opłaty parkingowe / autostrady itp. ).
4. Jak kwalifikujemy umowy - czy poniższe umowy podlegają wpisowi do CRU JSFP?
• Umowa na usługi informatyczne.
• Umowa na dostawę energii.
• Umowa na usługę szkoleniową.
• Umowa szkoleniowa zawarta online.
• Umowa na usługę hotelarską.
• Umowa dowóz dzieci do szkoły.
• Umowa na usługę transportową (np. wycieczka).
• Umowa na usługi opiekuńcze.
• Umowa na obsługę prawną.
• Umowa na obsługę informatyczną. 
• Umowa na usługę bhp.
• Umowa na usługę IOD. 
• Umowa na ogłoszenia prasowe. 
• Umowa na publikację ogłoszeń. 
• Umowa na zakup materiałów biurowych (papier, tonery, druki).
• Umowa na artykuły spożywcze (stołówki).
• Umowa na usługi gastronomiczne.
• Umowa na zakup prasy (także elektronicznej).
• Umowa na zakup sprzętu (np. przeciwpowodziowego).
• Umowa na budowę schronu.
• Umowa zlecenia.
• Umowa o dzieło. 
• Umowa zlecenia z nauczycielem.
• Umowa zlecenia z lekarzem.
• Kontrakt medyczny (lekarz/pielęgniarka).
• Umowa z osobą fizyczną (np. asystent osoby niepełnosprawnej).
• Umowa na dożywianie (program „Posiłek w szkole i w domu”). 
• Porozumienie między szkołami (żywienie). 
• Umowa z rodzicem na dowóz dziecka.
• Umowa na dowozy uczniów. 
• Umowa na badania medycyny pracy. 
• Umowa zawarta przez CUW na rzecz jednostek. 
• Umowa zawarta na rzecz wielu jednostek.
• Umowa najmu (lokale, sala, parking). 
• Umowa dzierżawy (grunt, sprzęt, powierzchnia).
• Umowa dzierżawy gruntu.
• Umowa najmu powierzchni (np. dach, automat). 
• Umowa użyczenia. 
• Umowa sprzedaży nieruchomości. 
• Umowa zakupu nieruchomości. 
• Umowa zamiany nieruchomości.
• Umowa o dofinansowanie (np. PFRON).
• Umowa dotacyjna (np. podręczniki, OZE). 
• Umowa w ramach projektów unijnych. 
• Umowa na dofinansowanie studiów podyplomowych. 
• Umowa nieodpłatna pomoc prawna. 
• Umowa grupowego ubezpieczenia pracowników. 
• Umowa ubezpieczenia majątkowego. 
• Umowa PPK. 
• Umowa MKZP. 
• Umowa na usługi hotelowe.
• Umowa z artystą (np. występ).
• Umowa ramowa. 
• Opłaty (parking, rtv itd.) 
• Umowy w ramach ZFŚS. 
• Dotacje / granty.
• Umowy - projekty UE.
• I inne – odpowiedzi na pytania uczestników.
5. Wartość umowy:
• Jak ustalać wartość umowy?
• Czym jest całkowita wartość umowy?
• Umowy bez wartości wskazanej w umowie?
• Opcje, wznowienia, zamówienia uzupełniające. 
• Pytania uczestników i ustalanie wartości umowy na przykładach.
6. Dokonywanie wpisu informacji na podstawie przykładowych umów do CRU krok po kroku:
• Numer umowy – jak go ustalić? Umowy bez numeru.
• Data zawarcia umowy – omówienie różnych sytuacji i ustalanie kiedy dochodzi faktycznie do zawarcia umowy.
• Okres na jaki umowa została zawarta - jak ustalić?
• Oznaczenie stron umowy , osoby fizyczne, przedsiębiorcy, jednostki.
• Przedmiot umowy - jak opisać w sposób prawidłowy?
• Wartość umowy – jak wpisać? Umowy bez kwoty, umowy wieloletnie, umowy na czas nieokreślony, waluta.
• Źródło finansowania ze środków zagranicznych.
• Status umowy i data zakończenia.
• Aktualizacja i zmiany.
• Informacje podlegające wyłączeniu na gruncie ustawy o dostępie do informacji publicznej i nie tylko.
7. Termin na udostępnienie danych lub ich aktualizację:
• CRU jako system teleinformatyczny:
• Odpowiedzialność Ministra Finansów za zapewnienie funkcjonowania systemu teleinformatycznego. 
• Zasady zakładania kont dla jednostek. 
• Kto pełni rolę Administratora Danych Osobowych?
8. Jak przygotować jednostkę do wejścia w życie przepisów? Rozwiązania praktyczne. Etapy wdrażania CRU w jednostce:
• Audyt istniejących umów.
• Opracowanie wewnętrznych instrukcji.
• Przeszkolenie personelu.
• Identyfikacja umów, które będziemy wpisywać do CRU.
• Zakładanie kont.
• Nadawanie uprawnień, zaciąganie danych hurtowych.
9. Jak zorganizować dokonywanie wpisów w CRU: 
• Kwestie techniczne, organizacyjne.
• Udział pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych.
• Możliwe rozwiązania, jakie JSFP może zastosować w zakresie rozdzielania kompetencji, aby minimalizować ryzyko i zapewnić sprawne i szybkie wykonywanie obowiązków.
• Dotychczas prowadzone wewnętrznie przez JSFP rejestry umów a CRU JSFP.
• Jak pogodzić prowadzenie wewnętrznych rejestrów z CRU JSFP?
• Jak można wykorzystać istniejące w jednostkach rejestry, aby usprawnić pracę?
10. Odpowiedzialność kierownika jsfp – rezygnacja z odpowiedzialności karnej. 
11. Ochrona danych osobowych w kontekście CRU.
12. Dyskusja i odpowiedzi na pytania. 
 

ADRESACI:

kierownicy jednostek sektora finansów publicznych, w tym jst i ich jednostek organizacyjnych, skarbnicy, sekretarze, kierownicy wydziałów, w tym organizacyjnych, osoby zajmujące się udzielaniem informacji publicznej, osoby odpowiedzialne za zamieszczanie informacji o umowach w rejestrze umów, radcy prawni, kontrolerzy i audytorzy wewnętrzni, informatycy, inspektorzy ochrony danych osobowych.