Jak wdrażać i użytkować EZD?

EZD już od kilku lat zmienia administrację. Optymalizacja procesów wewnętrznych, automatyzacja czynności kancelaryjnych, elektronizacja spraw, sprawne i szybkie zarządzanie informacją –  to tylko kilka usprawnień w pracy jednostki, jakie daje wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją. Dlaczego warto i jak wdrażać EZD, by płynnie podnieść awans cyfrowy urzędu ? – na to pytanie odpowiemy podczas szkolenia. Zajęcia poprowadzą ekspertki z Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, który stworzył system do elektronicznego zarządzania dokumentacją zwany EZD PUW.

• Wskazanie na korzyści wynikające z wdrożenia w podmiocie systemu elektronicznego zarzadzania dokumentacją.
• Określenie różnic miedzy papierowym (tradycyjnym), a elektronicznym sposobem zarządzania dokumentacją.
• Przedstawienie tych elementów, na które należy zwrócić szczególną uwagę w procesie wdrażania w podmiocie systemu EZD.
• Zapoznanie uczestników z najważniejszymi aspektami zarządzania składami chronologicznymi, jako niezbędnego elementu przy wdrożeniu systemu EZD.
• Przedstawienie różnic między archiwizacją dokumentacji elektronicznej i papierowej.

I część: Podstawy prawne i prace przygotowawcze do wdrożenia EZD.
1. Dlaczego warto wdrażać system EZD?
2. Otoczenie prawne EZD.
3. Prace wdrożeniowe.
4. Optymalizacja procesów wewnętrznych, automatyzacja czynności kancelaryjnych, elektronizacja spraw, sprawne i szybkie zarządzanie informacją.
5. Dobre praktyki.  
II część: Zarządzanie dokumentacją w składach chronologicznych i przekazanie dokumentacji elektronicznej oraz dokumentacji ze składów chronologicznych do archiwum zakładowego w EZD. 
1. Skład chronologiczny i archiwizacja dokumentów papierowych stanowiących elementy akt spraw prowadzonych elektronicznie.
2. Archiwizacja dokumentacji elektronicznej. 
3. Różnice w archiwizacji dokumentacji elektronicznej i papierowej.
4. Brakowanie dokumentacji elektronicznej. 
 

Kierownicy podmiotów wdrażających system EZD, osoby odpowiedzialne za procedury obiegu dokumentacji w podmiotach publicznych, osoby koordynujące wdrażanie systemu do elektronicznego obiegu dokumentów, osoby z komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za organizacje pracy w podmiotach publicznych, archiwiści, informatycy.

Trener 1 - zastępca dyrektora Oddziału NASK w Białymstoku, kierownik oddziału Obsługi i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych oraz Szkoleń w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. Posiada długoletnie doświadczenie w zakresie wdrażania i stosowania przepisów kancelaryjnych w podmiotach publicznych. Uczestnik zespołu roboczego przygotowującego przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Od wielu lat wdraża system EZD PUW w podmiotach publicznych i  prowadzi szkolenia z zakresu elektronicznego zarządzania dokumentacji w podmiotach publicznych.

Trener 2 - wieloletni pracownik Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego. Posiada długoletnie doświadczenie w zakresie wdrażania i stosowania przepisów kancelaryjnych w podmiotach publicznych. Uczestnik zespołu roboczego przygotowującego przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Od wielu lat wdraża system EZD PUW w podmiotach publicznych i prowadzi szkolenia z zakresu elektronicznego zarządzania dokumentacji w podmiotach publicznych.