Krajowy System e-Faktur (KSeF) w 2026 r. Obowiązkowe faktury ustrukturyzowane w sektorze finansów publicznych

Wdrożenie obowiązkowego stosowania KSeF to swoista rewolucja na gruncie przepisów o fakturowaniu. Wiele rozwiązań, które są przyjęte i aktualnie stosowane będą wymagały dogłębnej analizy w celu wprowadzenia zmian zarówno w systemach finansowo-księgowych, jak i zasadach wystawiania i obiegu faktur. Szkolenie w praktyczny sposób wskaże, jak przygotować się do wdrożenia w sektorze finansów publicznych i jednostkach organizacyjnych obowiązkowego wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych.

• Podczas szkolenia omówione zostaną etapy przygotowania podatników oraz pracowników do wdrożenia obowiązkowego systemu wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych:

- Wskazanie, jak przygotować i wprowadzić nowy obowiązek e-fakturowania.

- Przygotowanie systemów do wystawiania e-faktur.

- Wskazanie zasad wystawiania i przesyłania faktur ustrukturyzowanych.

- Wskazanie zasad korzystania z systemu KSeF.

- Wskazanie, jak reagować na problemy z systemem.

• Dzięki szkoleniu uczestnicy dowiedzą się:

- Jak i kiedy wdrożyć faktury ustrukturyzowane do swoich systemów?

- Jak upoważnić i uwierzytelnić osoby odpowiedzialne za wystawianie faktur ustrukturyzowanych?

- Jakie dokumenty muszą być wystawione przy zastosowaniu KSeF, a jakie mogą/będą mogły być wystawiane poza systemem?

- Kiedy wystawić e-fakturę oraz z jakimi elementami obowiązkowymi i dobrowolnymi?

- Jak reagować na brak dostępu do KSeF i w jakich terminach wysłać faktury po usunięciu awarii?

- Jak uniknąć błędów na fakturach oraz jak je poprawić?

- Jak i kiedy wprowadzić procedury oraz przeszkolić pracowników w celu prawidłowego i terminowego wywiązywania się z obowiązku?

1. Faktury papierowe i e-faktury – wprowadzenie:

• Co to jest faktura, faktura elektroniczna, faktura ustrukturyzowana? Znaczenie dla podatku VAT.

• Transakcje podlegające dokumentowaniu fakturą.

• Obowiązek wystawienia faktury.

• Brak obowiązku wystawiania faktur.

• Elementy obowiązkowe na fakturach

• Moment podatkowy a termin wystawienia faktury (data wystawienia, sprzedaży, podatkowa) – przykłady.

2. Krajowy System e-Faktur (KSeF) obowiązkowy:

• Krajowy System e-Faktur – omówienie przepisów ustawy.

• Data wejścia przepisów:

- Czynny podatnik VAT.

- Podatnik zwolniony z VAT.

- Wyłączenia z obowiązku stosowania KSeF.

• Dostęp do KSeF, w tym nadawanie uprawnień:

- Podmioty uprawnione do korzystania z KSeF – zasady i obowiązki.

- Czy można utworzyć subkonto dla jst i jednostek podległych?

- Pierwsze uwierzytelnienie w systemie KSeF.

• Faktury ustrukturyzowana – omówienie schematu FA:

- Omówienie podstawowych części faktury, pola obowiązkowe, fakultatywne i opcjonalne, symbol GTU, procedury, uwagi oraz inne informacje – format xml i pdf. 

- Przykład faktury.

• Zasady wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF i poza systemem. Czy wszystkie i dla wszystkich? Omówienie poszczególnych dokumentów:

- Faktura obowiązkowa.

- Faktura uproszczona – zasady ogólne i z kasy fiskalnej.

- Refaktura.

- Faktura do paragonów.

- Faktury zaliczkowe i rozliczające zaliczki.

- Faktury na rzecz osób fizycznych.

- Faktury wewnętrzne.

- Faktura VAT RR.

- Faktury z kontrahentami z UE i poza UE.

- Inne np. bilety, opłaty za autostrady, opłaty parkingowe.

- Faktury korygujące/anulowanie faktury/noty korygującej.

• Zasady przesyłania i otrzymania faktur ustrukturyzowanych (aplikacja MF lub programy księgowe) - data wystawienia faktury, data otrzymania faktury, numer referencyjny nadawany przez KSeF, uwierzytelnianie faktury ustrukturyzowanej, potwierdzenie wysyłki UPO.

• Zapłata za fakturę, w tym Mechanizmem Podzielonej Płatności (MPP).

• Biała Lista Podatników. Czy będą zmiany?

• Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) w zamówieniach publicznych a KSeF.

• Zasady postępowania w okresie awarii i po jej usunięciu, leżącej po stronie systemu MF lub podatnika.

• Sankcje podatkowe za nieterminowe i/lub nieprawidłowe wystawienie faktury.

3. Planowanie i przygotowanie do wdrożenia faktur ustrukturyzowanych w jst i jednostkach organizacyjnych:

• Przeanalizowanie możliwości technicznych systemów finansowo-księgowych.

• Określenie nieprawidłowości w działaniu systemu do wystawiania faktur w jst działach/wydziałach oraz jednostkach organizacyjnych.

• Wyznaczenie pracowników, odpowiedzialnych za wystawianie faktur wraz z nadaniem uprawnień i uwierzytelniania.

• Przygotowanie zarządzenia wewnętrznego dotyczącego wystawiania i obiegu faktur ustrukturyzowanych.

• Zapoznanie pracowników z wewnętrznymi procedurami oraz przeszkolenie pracowników z zakresu praw i obowiązków, wynikających z nowego obowiązku.

4. Panel dyskusyjny.

Skarbnicy, księgowi, kierownicy jednostek, osoby, które są lub będą zobowiązane wystawiać i otrzymywać faktury w nowym systemie KSeF, wszystkie osoby zainteresowane wskazanym tematem.

Specjalista w zakresie podatku VAT, doradca jednostek samorządowych z zakresu rozliczania i ewidencjonowania projektów UE, wykładowca na szkoleniach służb cywilnych. Doświadczony praktyk z zakresu finansów, podatku VAT, księgowania i rozliczania dotacji UE oraz podatku dochodowego od osób fizycznych. Od 2010 r. właścicielka kancelarii rachunkowo-podatkowej.