PROFESJONALNE ZARZĄDZANIE SEKRETARIATEM W JEDNOSTKACH ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ

Data szkolenia
2019-03-18
Miejsce szkolenia
Rzeszów, budynek Center Parku wejście od ul. Żeromskiego (od strony Sądu Apelacyjnego) sala konferencyjna
Cena szkolenia
Cena szkolenia do 11.03 wynosi 335 PLN
Po 11.03 cena szkolenia wynosi 355 PLN
Pełny opis
ikonka pdf - dokładny opis szkolenia i karta zgłoszenia Program szkolenia
Pliki

karta zgłoszeniowa - 18.03.2019r.

Formularz
Zapis na szkolenie
O szkoleniu

Adresaci:

pracownicy sekretariatów urzędów miast, gmin, starostw powiatowych i ich jednostek organizacyjnych. Wszyscy zainteresowani tematyką szkolenia.

Cel szkolenia:

poznanie technik skutecznej organizacji pracy biura. Zdobycie wiedzy dotyczącej podstawowych kompetencji niezbędnych na stanowisku asystenta/asystentki.

Korzyści:

poznanie zasad przepływu informacji. Uyskanie wiedzy jak należy efektywnie zarządzać sobą w czasie; jakie są zasady etykiety, jak radzić sobie z sytuacjami trudnymi i problemowymi podczas pracy na sekretariacie.

Program:

  1. Wprowadzenie – w tej części szkolenia uczestnicy poznają zasady pracy w sekretariacie, przedyskutują kodeks etyczny pracownika sekretariatu oraz wyodrębnią kluczowe kompetencje niezbędne do wykonywania obowiązków zawodowych na tym stanowisku
  • sekretariat „sercem i wizytówką” urzędu
  • rola sekretariatu w sprawnym funkcjonowaniu urzędu
  • etyka zawodowa pracy w sekretariacie
  • profesjonalizm funkcjonowania sekretariatu
  • kompetencje pracownika sekretariatu + moja analiza SWOT (słabe strony, mocne strony, – szanse i zagrożenia)
  1. Sekretariat jako centrum zarządzania przepływem informacji – w tej części szkolenia uczestnicy poznają zasady przepływu informacji pisemnych, telefonicznych, ustnych, redagowania dokumentów urzędowych oraz przećwiczą ich tworzenie w formie warsztatów
  • przepływ informacji
  • proces komunikacji (nadawanie komunikatów, aktywne słuchanie, mowa ciała)
  • rozmowy telefoniczne (etykieta telefoniczna, anonsowanie rozmów, filtrowanie rozmów, umawianie spotkań, pozyskiwanie i udzielanie informacji przez telefon, ochrona informacji)
  • rodzaje pism urzędowych, elementy składowe pism, części pisma, protokoły, sprawozdania, notatki
  • zasady profesjonalnego tworzenia pism urzędowych
  • redagowanie dokumentacji urzędowej w formie klasycznej (drukowanej)
  • redagowanie dokumentacji urzędowej w formie elektronicznej
  • ćwiczenia praktyczne w formatowaniu dokumentów urzędowych
  • prowadzenie terminarza i organizacja spotkań służbowych
  • prowadzenie dokumentacji zdarzeń i archiwum

3. Planowanie i organizacja pracy sekretariatu – w tej części szkolenia uczestnicy dowiedzą się w jaki sposób efektywnie zarządzać sobą w czasie, zaplanować dzień, tydzień, miesiąc pracy, w jaki sposób zarządzać kalendarzem przełożonych

  • zasady dobrej organizacji pracy własnej i pracy przełożonych
  • jak efektywnie zarządzać sobą w czasie
  • zasady efektywnego zarządzania kalendarzem przełożonych
  • kształtowanie umiejętności podejmowania decyzji
  • złodzieje czasu – jak je eliminować?
  • praktyczne zasady zarządzania sobą w czasie: metoda ABC, zasada Pareto, Matryca Eisenhovera, zasada 60/40, metoda ALPEN
  • sporządzanie planów dnia swoich i przełożonych
  • narzędzia wspomagające zarządzanie sobą w czasie – kalendarze, multiplanery, aplikacje
  • jak sporządzać profesjonalne notatki ze spotkań?

4. Kreowanie wizerunku profesjonalnego pracownika sekretariatu – urzędowy savoir-vivre. Z tej części szkolenia uczestnicy dowiedzą się, jak ważne jest ich stanowisko pracy w procesie kształtowania dobrego wizerunku urzędu, w jaki sposób przygotować spotkanie służbowe, przywitać gości, dobrać garderobę

  • urzędowy savoir-vivre – podstawowe zasady
  • przywitanie gości, dbanie o dobry wizerunek urzędu
  • zasady precedencji (pierwszeństwa) – hierarchia stanowisk i funkcji, zasady pierwszeństwa podczas powitania, przedstawiania, zasiadania przy stole
  • zasady dress codu – co klientom urzędu mówi mój ubiór? Zasady profesjonalnego doboru garderoby
  • organizacja spotkań służbowych

5. Trudne sytuacje w obsłudze klientów urzędu – z tego modułu uczestnicy dowiedzą się w jaki sposób profesjonalnie obsługiwać różnych klientów urzędu- profesjonalna komunikacja a kształtowanie wizerunku urzędu

  • umiejętność słuchania – trzy poziomy słuchania, słuchanie aktywne, osiem ukrytych programów
  • sztuka zadawania pytań – pytania kartezjańskie, metoda C5, model TGROW, analiza transakcyjna Ericka Bern’a
  • komunikacja niewerbalna i jej wpływ na komunikację
  • sztuka asertywności – podstawowe zasady asertywności, techniki asertywnej rozmowy: jestem słoniem; kocham, ale nie dam; zdarta płyta; jujitsu; asertywna odmowa

6. Profil skutecznej asystentki/asystenta – w tej części uczestnicy poznają swój styl pracy, dowiedzą się jak sobie lepiej radzić pracy z sytuacjami stresowymi(analiza własnego stylu pracy i działania; praca w stresie; sposoby radzenia sobie w sytuacjach stresowych).

Prowadzący:

Trener, coach, praktyk. Ukończyła Szkołę Coachingu w Instytucie Rozwoju Biznesu. Posiada certyfikat Zarządzanie projektami PRINCE2 na poziomie Foundation. Specjalizuje się w szkoleniach z zakresu: komunikacji interpersonalnej, asertywności, motywowania, automotywacji, autoprezentacji, wizażu, etykiety, radzenia sobie ze stresem, rozwiązywania konfliktów, budowania zespołu, treningu interpersonalnego, zarządzania sobą w czasie, wspierania rozwoju, coachingu, wyzwalania kreatywności.

 

Cena: 335 zł +VAT (23% lub zw.) przy zgłoszeniu do 11 marca 2019r. Cena po 11 marca to 355 zł. Przypominamy, że niezgłoszenie rezygnacji ze szkolenia 3 dni przed terminem może spowodować obciążenie Państwa 100% kosztów ogólnych.

Zgłoszenia przyjmujemy do dnia 4 marca 2019r.

Opiekun szkolenia:

Koordynator:  Magdalena Kubik-Szczerba e-mail: magdalena.kubik@frdl.rzeszow.pl

Opiekun szkolenia: Joanna Kulas, e-mail: joanna.kulas@frdl.rzeszow.pl

Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Podkarpacki Ośrodek Samorządu Terytorialnego